Cara Menulis Surat Teguran untuk Kinerja Karyawan
Surat teguran merupakan komponen penting dalam dokumentasi masalah kinerja karyawan untuk karyawan dan majikan.
Surat teguran tertulis secara jelas dan spesifik menyatakan kinerja yang harus ditingkatkan dan konsekuensinya jika kinerjanya tidak membaik.
Surat teguran umumnya mengikuti bimbingan verbal oleh supervisor. Mereka sering didahului oleh koreksi verbal kepada karyawan, yang disebut peringatan verbal atau peringatan lisan formal, tentang masalah kinerja atau masalah kinerja terkait.
Tergantung pada kedekatan dan tingkat keparahan masalah kinerja, meskipun, surat teguran mungkin memulai diskusi kinerja, tetapi ini tidak biasa.
Komponen Surat Teguran
Surat teguran yang efektif memiliki komponen-komponen ini.
- Pernyataan yang jelas tentang masalah atau masalah kinerja yang harus diperbaiki oleh karyawan.
- Surat teguran mungkin menyebutkan beberapa contoh cara di mana karyawan dapat mengubah kinerjanya untuk memenuhi harapan kinerja . (Ini memberi karyawan gambaran bersama atau berbagi makna di sekitar harapan supervisor.)
- Dampak dari non-kinerja pada keberhasilan karyawan dan organisasi. (Bagaimana kegagalan untuk melakukan adalah memiliki dampak negatif di tempat kerja.)
- Jika relevan, garis waktu di mana kinerja karyawan harus ditingkatkan.
- Jika relevan, tanggal jatuh tempo atau tanggal akhir pada saat mana, supervisor akan mengevaluasi kembali kinerja karyawan.
- Pernyataan yang jelas tentang konsekuensi yang dapat diharapkan oleh karyawan jika kinerjanya gagal meningkat seperti yang dijelaskan dalam surat teguran.
- Tanda tangan atasan atau manajer karyawan.
- Tanda tangan dari karyawan yang kinerjanya adalah fokus surat teguran. Surat itu umumnya berisi pernyataan bahwa tanda tangan karyawan menunjukkan bahwa mereka telah menerima surat itu, tidak harus bahwa mereka setuju dengan isinya.
- Kesempatan bagi karyawan untuk mengajukan keberatan, secara tertulis, pada isi surat teguran. Karyawan tersebut mungkin setuju, tidak setuju, menyatakan penyesalan, dan sebagainya. Rebuttals yang ditulis oleh karyawan melekat pada surat teguran asli.
Berikut adalah dua contoh surat teguran resmi. Gunakan mereka saat Anda mengembangkan surat teguran Anda sendiri.
Contoh Surat Teguran
Untuk:
Dari:
Tanggal:
Re: Surat Teguran
Ini adalah surat teguran resmi untuk memberi tahu Anda bahwa kinerja Anda tidak memenuhi tingkat kontribusi yang diharapkan. Dalam pekerjaan Anda sebagai pakar teknis untuk dukungan pelanggan, ekspektasi pekerjaan dikembangkan oleh seluruh kelompok ahli dukungan teknis dan manajer mereka. Ini berarti bahwa mereka adalah standar yang diterima untuk setiap kinerja ahli dukungan teknis.
Anda gagal tampil dengan cara-cara berikut.
- Jumlah pelanggan yang Anda layani dalam seminggu adalah 30% di bawah standar yang ditemui para ahli teknologi pendukung.
- Tingkat kesulitan masalah yang Anda pilih untuk ditanggapi adalah 40% di bawah standar yang dicapai oleh staf lainnya.
- Lamanya waktu yang dihabiskan pelanggan di telepon dengan Anda melebihi staf lainnya sebesar 25%.
Seperti yang Anda lihat, dalam tiga pengukuran kinerja yang paling penting untuk pekerjaan Anda, Anda tidak berhasil. Supervisor Anda telah berbicara dengan Anda berkali-kali dan Anda menerima pelatihan tambahan. Akibatnya, kami percaya bahwa Anda tidak bersedia melakukan. Ini berdampak buruk pada beban kerja staf teknologi lainnya.
Kita perlu melihat perbaikan segera di ketiga bidang kinerja atau tindakan disipliner tambahan hingga dan termasuk pemutusan hubungan kerja akan terjadi.
Kami memiliki keyakinan bahwa Anda memiliki kemampuan untuk meningkatkan. Kita perlu melihat perbaikan segera.
George Peterson
Pengawas
Marian Demark
Manajer Sumber Daya Manusia
Contoh Surat Teguran Kedua
Untuk:
Dari:
Tanggal:
Re: Surat Teguran
Tujuan surat teguran ini adalah untuk memberi Anda pemberitahuan secara resmi bahwa kehadiran Anda berdampak buruk terhadap kemampuan Anda untuk menyelesaikan pekerjaan Anda. Sewaktu digaji, karyawan bebas tidak diharuskan untuk bekerja dalam jam-jam tertentu, seminggu kerja empat puluh jam adalah standar dan diharapkan.
Anda telah gagal muncul untuk bekerja setidaknya satu hari seminggu sejak memulai pekerjaan baru Anda dan hanya bekerja tiga puluh dua jam seminggu. Manajer Anda telah memberi tahu Anda tentang ketersediaan waktu libur FMLA untuk masalah medis pribadi atau keluarga. Dia juga bertanya apakah Anda memerlukan akomodasi sehingga Anda dapat melakukan pekerjaan dengan efektif.
Dia menyarankan agar Anda mengunjungi departemen Sumber Daya Manusia untuk membahas masalah ini dan kehadiran Anda. Anda telah menolak ketiga peluang yang kami tawarkan untuk membantu Anda meningkatkan kinerja yang buruk ini.
Kenyataannya adalah Anda tidak dapat melakukan pekerjaan Anda dalam waktu kurang dari empat puluh jam. Anda kehilangan tenggat waktu untuk tugas kerja Anda dan keterlambatan Anda berdampak buruk terhadap pekerjaan rekan kerja departemen pemasaran Anda. Mereka kehilangan tenggat waktu mereka sebagai akibat dari kegagalan Anda untuk tampil.
Selain itu, pekerjaan Anda yang belum selesai ketika ditugaskan kepada rekan kerja Anda membuat beban kerja mereka menjadi berlebihan karena mereka sudah memiliki pekerjaan yang membutuhkan empat puluh jam kerja seminggu. Ini tidak adil dan kami tidak akan mentoleransi dampak negatif ini di tempat kerja mulai sekarang.
Kami perlu melihat peningkatan segera dalam kehadiran Anda atau kami akan mengakhiri pekerjaan Anda . Ini berarti Anda harus menghadiri kerja lima hari dalam seminggu. Jika Anda gagal menghadiri kerja lima hari dalam seminggu, Anda tidak dapat memenuhi tujuan yang telah Anda dapatkan.
Kebijakan pembayaran standar waktu lunas kami memberi Anda enam hari libur berbayar dan dua hari cuti pribadi yang harus Anda gunakan selama satu tahun. Anda harus mengajukan permohonan untuk hari libur sebelumnya.
Anda telah menggunakan empat hari sakit Anda dan semua hari pribadi Anda dengan ketidakhadiran Anda saat ini. Kami tidak berencana untuk membagikan lebih banyak waktu untuk Anda. Ini membuat Anda hanya memiliki dua hari sakit dan waktu liburan berbayar Anda yang harus Anda minta sebelumnya.
Jika Anda tidak memiliki lebih dari waktu luang Anda yang tersedia, kami akan memutuskan hubungan kerja Anda. Kami harap Anda memahami seberapa dekat Anda kehilangan pekerjaan. Anda tidak akan menerima peringatan lagi.
Salam,
Mary Wilmont, Manajer
Thomas Credence, Direktur Sumber Daya Manusia
Lihat contoh penerimaan tanda terima untuk panduan tentang bagaimana karyawan yang menerima teguran memiliki hak untuk menanggapi.
Contoh Surat Teguran
Penafian: Harap dicatat bahwa informasi yang diberikan, sementara otoritatif, tidak dijamin untuk keakuratan dan legalitas. Situs ini dibaca oleh audiens dan undang - undang ketenagakerjaan di seluruh dunia dan peraturan bervariasi dari negara bagian ke negara dan negara ke negara. Silakan mencari bantuan hukum, atau bantuan dari Negara, Federal, atau sumber daya pemerintah Internasional, untuk memastikan penafsiran dan keputusan hukum Anda benar untuk lokasi Anda. Informasi ini untuk panduan, ide, dan bantuan.