Presentasi yang Efektif Adalah Semua Tentang Mengetahui Audiens Anda
Kenali audiens Anda. Ketahui apa yang mereka pedulikan. Ketahui apa yang ingin mereka dengar.
Dan dengan mengenal mereka, dan memfokuskan pesan Anda, Anda dapat menunjukkan kepada mereka bahwa Anda adalah sumber daya. Anda melibatkan audiens Anda dan memiliki dampak yang lebih besar.
Masalah? Mengetahui audiens Anda membutuhkan waktu, dan selalu lebih mudah untuk melakukan dump otak dari semua hal yang Anda tahu atau ingin memberi tahu audiens Anda tentang suatu topik. Berpikir kritis tentang apa yang diinginkan atau perlu didengar audiens Anda lebih sulit.
Banyak profesional HR terjebak dalam memberikan audiens mereka segala sesuatu yang mereka harus tahu atau lakukan tentang presentasi masalah. Anda tahu bahwa Anda telah jatuh ke dalam jebakan ini ketika Anda menemukan diri Anda menempatkan poin-poin pada slide alih-alih memikirkan:
- apa yang benar-benar diperhatikan pemirsa,
- apa poin terpenting Anda, dan
- bagaimana memetakannya menjadi cerita yang jelas yang menciptakan pembicaraan yang menarik.
Perangkap kedua banyak profesional HR jatuh ke dalam mengulangi presentasi yang sama hari demi hari untuk audiens yang berbeda.
Masalahnya adalah audiens yang berbeda peduli dan menanggapi hal-hal yang berbeda-jadi jika Anda ingin terlibat, Anda perlu menyesuaikan pesan Anda setiap kali Anda berbicara .
Ini adalah cara untuk memastikan bahwa Anda menyesuaikan pesan Anda , memotong kebisingan, dan menjaga audiens Anda terlibat dengan apa yang Anda katakan kepada mereka — tidak peduli siapa atau di mana mereka berada.
Kelima pengingat utama ini akan memastikan bahwa kata-kata Anda mencapai dampak yang pantas mereka terima — ketika Anda mendapatkan perhatian dan keterlibatan penuh dari penonton Anda.
Ketahuilah Apa yang Audiens Anda Inginkan
Pemirsa Anda tidak akan peduli dengan apa yang Anda katakan sampai Anda menunjukkan bahwa Anda peduli dengan mereka . Saat Anda merencanakan presentasi Anda, tanyakan apa saja tantangan dan kebutuhan audiens yang Anda harapkan? Apa tiga hingga empat pertanyaan atau masalah utama dalam pikiran mereka tentang topik Anda?
Jika Anda tidak tahu, tanyakan kepada beberapa orang yang akan menghadiri presentasi Anda, tanyakan kepada manajer departemen, atau, jika tidak ada informasi yang tersedia, tebak tebakan terbaik Anda.
Kemudian mulailah presentasi Anda dengan mengingatkan audiens tentang masalah yang mereka identifikasi. Katakanlah, "Saya tahu bahwa beberapa dari Anda bertanya-tanya tentang opsi manfaat kami, atau" Saya membayangkan bahwa ketiga hal ini adalah apa yang benar-benar ingin Anda keluarkan dari lokakarya ini ".
Ketika Anda berbicara pertama tentang audiens Anda dan masalah mereka dan kebutuhan yang akan Anda bahas dalam pembicaraan Anda, Anda menunjukkan bahwa Anda peduli dengan mereka. Itu membuat orang ingin mendengarkan .
Petakan Titik Utama Anda untuk Audiens Anda
Kebanyakan presentasi SDM terasa seperti sampah informasi, bukan cerita yang jelas dengan serangkaian poin utama. Profesional SDM biasanya tahu lebih banyak daripada orang lain yang ingin atau perlu tahu tentang topik yang diperlukan.
Penulis Chip and Dan Heath, dalam buku mereka "Made to Stick" menyebut ini "kutukan pengetahuan". Kapan terakhir kali Anda merasa presentasi terlalu pendek atau menutupi terlalu sedikit informasi? Mungkin jarang sekali.
Orang-orang yang menonjol sebagai presenter, orang-orang yang didengar dan memiliki pengaruh , memulai dengan mengakui masalah audiens yang mereka bantu pecahkan. Kemudian, ketika mereka mempersiapkan presentasi mereka, mereka memisahkan yang harus tahu dari yang baik untuk tahu.
Ambil setengah dari waktu persiapan apa pun yang Anda miliki untuk fokus pada inti presentasi Anda dan apa yang perlu diketahui audiens Anda yang akan membantu mereka. Cara terbaik untuk mematahkan "kutukan pengetahuan" adalah fokus pada hal yang paling penting bagi Anda dan penonton.
Petakan presentasi Anda di papan tulis atau selembar kertas, atau gunakan satu set catatan tempel.
Urutan poin apa yang terbaik? Apakah ada perintah ke poin yang akan lebih masuk akal untuk audiens Anda? Bagaimana poin Anda berhubungan satu sama lain? Buat mereka jelas. Jika tidak, beri tahu orang, "Ini topik yang benar-benar berbeda, namun penting".
Sampaikan Kisah dan Gunakan Contoh yang Akan Dengarkan oleh Audiens Anda
Selain mencoba menyajikan terlalu banyak hal sekaligus, seringkali presentasi SDM terdengar abstrak dan tidak terkait dengan kehidupan sehari-hari dan pekerjaan audiens. Apa yang terjadi kemudian adalah orang-orang mengabaikan, duduk melalui pembicaraan, menganggap itu bukan tentang mereka, dan tidak mengambil tindakan. Ini membuat presentasi membuang-buang waktu dan milik Anda.
Untuk berhubungan dengan mereka, untuk membantu mereka mengambil tindakan, orang-orang membutuhkan ide-ide yang didasarkan pada cerita dan contoh. Otak manusia terhubung dengan cerita dan mengingatnya . Jadi, tutuplah lebih sedikit poin — lebih baik — dengan banyak contoh. Dan, sebisa mungkin, buat contoh dari departemen mereka dan pengalaman sehari-hari mereka di tempat kerja.
Ceritakan kisah tentang cara menggunakan ide yang Anda bagikan. Entah bagaimana memecahkan masalah kompensasi , bagaimana memberi umpan balik , cara mendaftar untuk rencana visi Anda , atau bagaimana organisasi baru itu berbeda dari yang lama, ceritakan kisah. Jadikan jembatan yang jelas antara topik Anda dan kehidupan serta minat mereka.
Tampilkan, Jangan Hanya Beri Tahu Penonton Anda
Sebuah gambar bernilai ribuan kata dalam banyak contoh. Video menjadi norma untuk komunikasi yang efektif. Di hari ini alat video yang dapat diakses, presenter yang menggunakan terlalu banyak teks sering kali menggunakan alasan. Mereka berkata, "Tetapi saya harus mengkomunikasikan informasi yang sangat spesifik." Atau, "Pendengar saya akan lebih mampu mencerna ide rumit ini jika saya menuliskannya". Tidak, Anda tidak, dan tidak, mereka tidak mau.
Kecuali tujuan Anda adalah untuk mengebor, mengasingkan, dan mengecewakan audiens Anda, dan tidak memiliki pengaruh dalam skenario terburuk, potong teks. Kirim dalam email tindak lanjut, atau bagikan di dokumen Google. Visual yang Anda gunakan harus mendukung ceritanya, bukan menjadi naskah Anda. Setelah Anda memiliki set poin utama yang jelas dan aliran yang baik didukung oleh cerita dan contoh, hanya kemudian Anda harus meluncurkan alat presentasi.
Jika tidak, Anda berakhir dengan slide Anda melayani tugas ganda sebagai catatan pembicara Anda. Dalam hal ini, Anda seharusnya mengirimkan presentasi melalui email alih-alih membuang-buang waktu audiens.
Sesuaikan dan Tingkatkan dengan Mengetahui Pemirsa Anda
Setelah Anda membuat presentasi yang baik yang secara visual mendukung pesan utama Anda, Anda memiliki kebebasan untuk menyesuaikannya dengan setiap audiens yang Anda layani. Anda dapat membuat poin Anda dan kemudian bertanya dengan keras, "Jadi mengapa Anda harus peduli tentang ini?" Dan menyesuaikan jawaban Anda kepada audiensi yang ada di depan Anda. Apa yang dipedulikan oleh anggota tim pemasaran Anda mungkin sangat berbeda dari kebutuhan staf pengembangan Anda.
Selama bertahun-tahun memberikan pelatihan dan membuat presentasi untuk para pemimpin di lusinan organisasi seperti Apple, Oracle, SAP, dan T-Mobile, kekuatan satu set pesan sederhana telah bersinar. Ketika pesan didukung oleh gambar sederhana dan disampaikan oleh presenter yang terfokus yang dapat membuat poin yang jelas dan menghubungkannya dengan kehidupan sehari-hari audiens mereka, komunikasi terjadi. Dan, bukankah itu intinya membuat presentasi?