Kiat dan Contoh untuk Menulis Surat Banding untuk Bekerja
Apa yang Harus Disertakan dalam Surat Banding
Dalam surat banding, Anda menyatakan situasi atau peristiwa itu, jelaskan mengapa menurut Anda itu salah atau tidak adil, dan nyatakan apa yang Anda harap hasilnya baru.
Surat itu adalah kesempatan Anda untuk berbagi sisi situasi Anda.
Tujuan dari surat banding adalah untuk memiliki keputusan yang dipertimbangkan kembali, dan mudah-mudahan dibatalkan. Jika surat Anda sopan dan jelas, ini mungkin. Baca di bawah ini untuk tips tentang cara menulis surat banding yang efektif. Baca juga di bawah ini untuk template untuk surat banding dan contoh surat banding.
Kiat Menulis Surat Banding
Tahu kemana harus mengirim surat Anda. Pikirkan baik-baik tentang siapa yang harus mengirim surat Anda. Jika Anda mencoba mengajukan banding atas penghentian salah, kirim surat itu langsung ke majikan Anda. Anda tidak ingin surat Anda harus melewati sejumlah tangan — ini hanya akan menunda penyelesaian atas masalah Anda.
Gunakan format surat bisnis. Ini adalah surat resmi, jadi pastikan untuk menggunakan format surat bisnis yang tepat. Jika Anda mengirim banding Anda melalui email , formatnya sedikit berbeda.
Gunakan nada sopan. Cobalah untuk menghindari kemarahan atau penilaian apa pun dalam tulisan Anda.
Meskipun Anda mungkin sangat marah tentang masalah ini, Anda tidak ingin menyampaikan perasaan ini dalam surat Anda. Jadilah percaya diri dan persuasif, tetapi tidak agresif. Pertimbangkan meminta seorang teman untuk membaca surat itu untuk memastikan nada itu tepat.
Akui kesalahan apa pun . Jika Anda melakukan kesalahan, akui itu.
Nyatakan secara khusus apa yang Anda lakukan salah, dan apa yang telah Anda pelajari dari pengalaman itu.
Nyatakan apa yang Anda inginkan terjadi. Dalam surat Anda, nyatakan dengan jelas apa yang Anda harapkan akan terjadi. Apakah Anda ingin pembaca membalik keputusan yang dia buat? Apakah Anda ingin atasan Anda meninjau masalah tertentu sebelum mengambil keputusan? Jelaskan dengan jelas apa yang Anda inginkan.
Berpeganglah pada fakta. Sertakan fakta apa pun yang membantu mendukung kasus Anda. Jika ada kebijakan yang terlewatkan, nyatakan kebijakan itu. Jika Anda memiliki dokumen yang akan membantu kasus Anda, sertakan mereka. Hindari permintaan emosional, dan tetap berpegang pada aktualitas.
Singkat saja. Pertahankan surat Anda singkat. Fokuskan pada fakta, nyatakan apa situasinya, mengapa Anda pikir itu salah, dan apa langkah selanjutnya yang Anda minta.
Hati-hati mengedit surat Anda. Karena ini adalah surat profesional, periksa dengan teliti surat Anda sebelum mengirimkannya.
Mengikuti. Jika Anda tidak mendengar apa pun dalam seminggu atau lebih, tindak lanjuti dengan penerima surat dengan email atau surat kedua. Jika waktu adalah esensi, segera tindak lanjuti.
Template untuk Surat Banding
Di bawah ini adalah template untuk surat banding. Gunakan template ini saat menulis surat banding Anda sendiri.
Informasi Kontak Anda
Namamu
Alamat Anda
Kota Anda, Negara Bagian, Kode Pos
Nomor telepon Anda
Alamat email anda
Tanggal
Informasi Kontak Pengusaha
Nama
Judul
Perusahaan
Alamat
Kota (*): Negara (*): Kode pos
Salam
Dear Mr./Ms. Nama keluarga,
Paragraf pertama
Perkenalkan diri Anda, dan jelaskan bahwa Anda sedang menulis surat banding. Nyatakan keputusan atau situasi tertentu yang Anda minati.
Paragraf 2
Sebutkan sisi Anda dari cerita. Apakah fakta-fakta dilupakan? Jika ya, berikan fakta-fakta itu. Nyatakan apakah Anda telah melampirkan dokumen yang relevan.
Paragraf 3
Nyatakan hasil yang Anda inginkan (Apakah Anda ingin majikan Anda membatalkan keputusan? Apakah Anda ingin sesuatu ditambahkan pada keputusan?). Juga sebutkan ketika Anda butuh jawaban jika ada tenggat waktu.
Paragraf Akhir
Akhiri dengan ucapan terima kasih yang sopan untuk orang tersebut. Sertakan informasi kontak yang diperlukan agar mereka dapat menindaklanjutinya dengan Anda. Jika Anda akan menindaklanjuti, nyatakan bagaimana Anda akan melakukannya, dan kapan.
Tutup Gratis
Hormat Anda,
Tanda tangan
Tanda Tangan Tulisan Tangan (untuk surat hard copy)
Tanda Tangan Diketik
Contoh Surat Banding (Ditolak Naik)
Di bawah ini adalah contoh surat banding yang mengikuti format di atas. Ini untuk karyawan yang ditolak kenaikan gaji. Gunakan contoh ini untuk membantu Anda menulis surat banding Anda sendiri. Pastikan untuk merevisi sampel agar sesuai dengan situasi khusus Anda.
Namamu
Alamat Anda
Kota Anda, Negara Bagian, Kode Pos
Nomor telepon Anda
Alamat email anda
Tanggal
Nama depan Nama Belakang
Judul
Perusahaan
Alamat
Kota (*): Negara (*): Kode pos
Dear Ms. LastName,
Saya harap Anda baik-baik saja. Saya menulis untuk mengajukan banding atas keputusan Anda untuk tidak memberikan kenaikan gaji tahunan saya, yang kami diskusikan Selasa lalu dalam pertemuan tinjauan tahunan kami.
Seperti yang Anda nyatakan dalam pertemuan kami, Anda percaya saya terlambat bekerja terlalu banyak tahun ini untuk menjamin kenaikan gaji. Menurut catatan saya (yang saya terima dari Sumber Daya Manusia), saya belum terlambat lebih dari dua kali tahun ini. Saya telah melampirkan dokumen Sumber Daya Manusia yang menandai keterlambatan saya.
Mengingat fakta-fakta ini, saya meminta Anda untuk mempertimbangkan kembali keputusan Anda tentang kenaikan gaji saya.
Saya sangat menghargai Anda meluangkan waktu untuk membaca ini dan dokumen terlampir. Saya senang bertemu dengan Anda kapan saja untuk membahas hal ini lebih lanjut.
Dengan hormat,
Tanda Tangan Tulisan Tangan
Tanda Tangan Diketik
Baca Lebih Lanjut: Cara Memformat Surat Bisnis | Contoh Surat Meminta Penghasilan Membayar | Apa yang Harus Dilakukan Ketika Anda Sudah Dipecat