Tahap 4: Daftar Periksa untuk Manajemen Perubahan
Tahap Keempat Mengelola Perubahan
Dalam tahap proses perubahan ini, perubahan itu diperkenalkan ke bagian yang lebih besar dari organisasi. Rencana terperinci dikembangkan oleh tim perubahan yang memimpin upaya ini.
Agen perubahan ini harus melibatkan sebanyak mungkin orang selama tahap perencanaan. Tingkat kemampuan mereka untuk melibatkan karyawan lain akan bergantung pada ukuran dan ruang lingkup perubahan yang diharapkan.
Tugas Tim Kepemimpinan Perubahan
Tim kepemimpinan perubahan juga perlu mengenali fakta bahwa karyawan akan mengalami perubahan dalam berbagai cara. Mereka akan secara profesional bereaksi terhadap pengenalan perubahan, tetapi yang lebih penting lagi, mereka akan menanggapi perubahan pada tingkat pribadi — dan ini bisa menjadi respons yang paling kuat dari semuanya.
Ini karena karyawan perlu melakukan perjalanan melalui empat fase reaksi pribadi untuk berubah sebelum mereka siap menerima dan mengintegrasikan perubahan. Sementara beberapa karyawan akan bergerak melalui keempat fase dalam sepuluh menit; karyawan lain akan membutuhkan waktu berbulan-bulan untuk melintasi jalur yang sama.
Apa yang Pendahuluan dari Perubahan Perlu Diselesaikan
Pada tahap pengenalan ini, tim kepemimpinan perubahan perlu memastikan bahwa inisiatif berikut ini tercapai.
- Tentukan bagaimana peran dan pekerjaan harus berubah.
- Berikan pendidikan umum kepada organisasi agar semua orang memahami apa arti perubahan bagi organisasi dan bagaimana perubahan akan dikelola .
- Rencanakan sesi pelatihan yang dibutuhkan bagi karyawan untuk berbagi harapan dan parameter perubahan dengan seluruh organisasi. Pelatihan khusus untuk pekerjaan dan departemen juga biasanya diperlukan
- Identifikasi manajer atau tim proyek internal atau departemen untuk membantu mengintegrasikan perubahan jika diperlukan.
- Berikan kesempatan pelatihan karyawan lainnya, sesuai kebutuhan, sehingga karyawan diperlengkapi untuk membuat perubahan yang dibutuhkan. Ini mungkin termasuk:
—Pelatihan teknis untuk perubahan pekerjaan,
- Pelatihan pengawasan dan manajemen - baik tentang perubahan dan harapan serta keterampilan manajerial yang perlu diperkuat,
- Pelatihan manajemen proyek,
- Ubah pelatihan manajemen, dan
- Pelatihan hubungan manusia seperti membangun tim dan pertemuan kepemimpinan . - Mulailah merencanakan perubahan dalam struktur penghargaan dan pengenalan organisasi dan praktik untuk paralel dan memberi imbalan perubahan dalam mendukung upaya inovasi.
- Bangun mekanisme umpan balik sehingga karyawan tahu bagaimana perubahan tersebut berlangsung. Tingkatkan komunikasi seratus kali lipat.
- Berikan konsekuensi untuk mengadopsi atau menolak perubahan — dari waktu ke waktu, tetapi tidak terlalu banyak waktu. Mulailah dengan penghargaan dan pengakuan untuk orang yang diadopsi awal.
- Berikan cara untuk mengucapkan selamat tinggal pada cara lama dan berkomitmen pada cara-cara baru dalam berbisnis. Ini disebut upacara dan mereka adalah motivator yang kuat. Dalam satu organisasi ketika petugas polisi sepenuhnya mengadopsi pemolisian masyarakat, para petugas jalan menuliskan semua cara di mana mereka sebelumnya berinteraksi dengan komunitas mereka. Setelah mereka menuliskan semua metode lama, mereka melemparkan kertas-kertas itu ke tempat sampah dan membakar kertas-kertas itu. Seorang yang kuat melepaskan.
Perkenalkan Perubahan untuk Membangun Komitmen Karyawan
Orang bereaksi terhadap perubahan dalam berbagai cara. Sejauh mana karyawan akan mendukung dan berkomitmen terhadap perubahan yang diinginkan sebagian bergantung pada reaksi alami mereka untuk berubah dan sebagian tentang bagaimana perubahan tersebut diperkenalkan.
Anda dapat mendorong orang untuk mendaftar dalam perubahan yang ingin Anda terapkan dengan menerapkan ide manajemen perubahan berikut setiap kali ada perubahan yang diperkenalkan di organisasi Anda. (Saran-saran ini diadaptasi dari ide-ide Dr. Rosabeth Moss Kanter dari Harvard University.)
- Berikan visi perubahan dengan detail yang jelas tentang negara baru yang diinginkan di awal proses.
- Tunjukkan komitmen aktif Anda terhadap perubahan itu; menciptakan rasa kegembiraan untuk masa depan. Komitmen aktif termasuk menahan orang-orang bertanggung jawab dan menghargai serta mendukung upaya dan kontribusi karyawan yang positif.
- Bagikan informasi tentang rencana perubahan semaksimal mungkin dengan semua karyawan Anda. Bagikan sebanyak yang Anda ketahui segera setelah Anda mengetahuinya.
- Berikan waktu bagi anggota staf untuk terbiasa dengan gagasan perubahan.
- Libatkan semua karyawan dalam merencanakan perubahan.
- Bagilah perubahan besar menjadi langkah kecil yang bisa dilakukan. Buat target dan tonggak yang dapat diukur secara spesifik untuk langkah-langkah kecil dan keseluruhan proses perubahan.
- Pertahankan kejutan seminimal mungkin . Fokuskan upaya pada komunikasi yang efektif selama setiap fase dari proses perubahan untuk memungkinkan semua orang melihat apa yang akan terjadi. Detail spesifik tentang dampak perubahan pada individu, jika diketahui, membantu orang menyesuaikan diri untuk berubah lebih cepat.
- Buat standar , persyaratan, dan kebijakan baru yang dihasilkan dari perubahan yang jelas.
- Menawarkan penguatan dan insentif positif untuk menghargai keberhasilan awal dan berfungsi sebagai model peran dan perilaku yang diinginkan dari seluruh organisasi.
Menangani Reaksi Pribadi terhadap Perubahan
Kebanyakan orang sangat terikat dengan kebiasaan mereka saat ini. Melakukan perubahan melibatkan lebih dari sekadar mempelajari keterampilan baru. Orang-orang membutuhkan masa transisi untuk secara emosional melepaskan cara lama dan bergerak menuju cara-cara baru.
Empat fase penerimaan perubahan adalah penolakan, penolakan , eksplorasi, dan komitmen. Untuk bergerak melalui fase-fase ini, ketika perubahan diperkenalkan dalam organisasi, karyawan berpindah dari penolakan (lingkungan eksternal) dan kemudian ke resistensi (lingkungan internal) yang keduanya berbasis di masa lalu.
Ketika mereka mulai menerima perubahan yang telah diperkenalkan, karyawan pindah ke masa depan dengan terlebih dahulu memasuki tahap eksplorasi, dan kemudian, jika semua hasil seperti yang direncanakan, mereka berakhir dalam fase komitmen mencari ke masa depan dan menyelesaikan tahap perkenalan di manajemen perubahan.
4 Fase Reaksi Pribadi terhadap Perubahan Selama Pengantar
Karyawan melewati empat fase dalam perjalanan mereka untuk melakukan perubahan yang diperkenalkan oleh organisasi. Ingat bahwa keempat fase ini terjadi selama tahap keempat dari enam tahap yang akan Anda alami dalam proses perubahan. Inilah yang terjadi di setiap tahap.
1. Penolakan: Perubahan belum nyata bagi karyawan. Tidak ada yang terjadi yang dilihat oleh masing-masing karyawan. Pekerjaan berlanjut seperti biasa. Individu mungkin berpikir seperti, "Perubahan ini akan hilang jika saya mengabaikannya."
“Organisasi akan berubah pikiran.” “Itu tidak akan terjadi padaku.” “Mereka tidak mungkin mengharapkanku untuk mempelajarinya.” “Tapi, kita selalu melakukannya dengan cara ini.” Dan, “Aku ' terlalu tua untuk memulai melakukan hal ini dengan cara yang berbeda. ”
2. Perlawanan: Karyawan mengalami kemarahan, keraguan, kecemasan, dan emosi negatif lainnya. Mereka cenderung berfokus pada pengalaman pribadi mereka tentang dampak perubahan daripada bagaimana hal itu dapat membantu organisasi mereka.
Produktivitas dan output bisa menurun. Anda mungkin mengalami penolakan dari karyawan karena marah, vokal, melengking, terlihat, tidak cocok, konfrontatif, dan menakutkan. Perlawanan juga bisa diam, cemberut, ditarik, non-verbal, tersembunyi, merendahkan, dan sabotase.
Keduanya ada dan Anda harus siap menghadapi kedua bentuk perlawanan itu .
3. Eksplorasi: Orang mulai fokus pada masa depan dan bagaimana perubahan itu sebenarnya dapat membantu mereka. Mereka ingin belajar dan memahami dampak dari perubahan pada pekerjaan dan lingkungan pengaruh mereka. Fase ini bisa membuat stres karena karyawan mencari cara baru untuk berperilaku dan berhubungan satu sama lain.
Pada titik ini, orang-orang juga menyadari bahwa perubahan tidak akan hilang. Jadi, bahkan jika mereka masih merasa tidak mendukung, mereka mencari cara untuk membuat perubahan terbaik bagi mereka secara pribadi dan dalam pekerjaan mereka.
4. Komitmen: Karyawan telah terdaftar dalam perubahan dan siap untuk bergerak maju dengan rencana aksi. Produktivitas dan perasaan positif kembali.
Kesimpulannya, Tahap Pendahuluan Manajemen Perubahan menantang, reaktif, dan penuh tekanan — tetapi juga menggairahkan, memberi energi, dan memperkuat. Kiat dan saran ini akan membantu Anda secara efektif dan profesional menangani pengenalan perubahan dalam organisasi Anda.