Program Saran Karyawan Harus Di Luar Kotak Saran Pepatah
Program saran karyawan yang terburu-buru, buru-buru diluncurkan, tidak terdefinisi dapat membuat orang mati dan menimbulkan niat buruk, sinisme, dan kesalahpahaman.
Apakah Perusahaan Anda Membutuhkan Program Saran Karyawan?
Sebelum meluncurkan program saran karyawan, pertimbangkan budaya perusahaan Anda . Apakah Anda saat ini menerima ide-ide segar dan bijaksana?
Apakah saran karyawan sudah meresap ke permukaan pada rapat staf dan dalam percakapan biasa? Jika demikian, mungkin metode yang lebih informal untuk mengembangkan ide-ide baru diperlukan ketimbang program saran karyawan yang lengkap.
Mungkin Anda dapat menjadwalkan sesi brainstorming departemen atau menghasilkan ide tentang topik tertentu selama bagian dari pertemuan staf mingguan Anda. Anda dapat mengatur satu hari sebulan untuk makan siang di mana setiap karyawan diminta untuk mengirimkan setidaknya satu ide.
Anda dapat meminta manajer Anda untuk membawa tiga ide karyawan ke rapat masing-masing manajer. Kreativitas melayani Anda dengan baik dalam generasi ide.
Jika tidak, mulailah dengan bertanya, bagaimana dengan budaya Anda yang saat ini menghambat gagasan ? Akankah masalah ini terus ada ketika Anda menerapkan program saran karyawan?
Jika demikian, program saran karyawan yang berhasil Anda harus menghilangkan atau menghindari rintangan ini sebelum Anda memulai.
Program saran karyawan harus secara hati-hati dibangun dan diterapkan karena mereka berat, sulit untuk mengikuti, memakan waktu, mereka dapat menyebabkan perasaan lebih keras daripada hasil positif dan mereka harus dikelola secara ketat dan adil.
Elemen dalam Program Saran Karyawan yang Berhasil
Beberapa program saran karyawan telah berhasil, tetapi program saran karyawan yang berhasil berbagi elemen sukses bersama. Anda dapat mengambil jeda pada sejumlah faktor yang dianggap signifikan terhadap keberhasilan program saran karyawan, tetapi ini adalah faktor-faktor umum untuk setiap proses kerja yang sukses yang membutuhkan waktu karyawan dan menawarkan kemungkinan untuk penghargaan dan pengakuan yang signifikan .
Jika Anda mengikuti program saran karyawan, hal berikut harus terjadi untuk keberhasilannya.
Menunjuk Tim Tinjauan Saran Cross-fungsional
Tim lintas-fungsional harus meninjau saran yang harus diakui dalam waktu 48 jam. Jika tim ini adalah semua manajer, atau semua direktur, ini dapat dianggap sebagai tidak menyentuh atau memblokir perubahan. Akan tetapi, ia memiliki kekuatan untuk mengimplementasikan saran-saran yang diterimanya.
Jika melibatkan karyawan lain, prosesnya dapat memakan waktu dan dirasakan untuk melayani kepentingan diri sendiri. Perjanjian dan kepemilikan manajemen senior menjadi langkah kedua dalam proses persetujuan. Orang-orang di tim harus mau berubah dan mau bertanya "mengapa tidak" daripada "mengapa"?
Keuangan, khususnya, dan semua departemen lain harus diwakili pada tim peninjau saran.
Jika manajer atau direktur meninjau saran, peninjauan harus menjadi bagian dari pertemuan yang dijadwalkan secara rutin, dengan saran yang didistribusikan dan dipertimbangkan sebelumnya.
Jika tim bertemu lebih sering daripada bulanan, itu menjadi pekerjaan lebih dari yang biasanya orang bersedia lakukan. Gilir anggota tim ini 4-6 kali setahun, tetapi tidak semua anggota sekaligus, jika tim karyawan lintas fungsi adalah kendaraan peninjauan saran yang Anda pilih. Pilihan anggota tim untuk tim peninjau saran harus mencerminkan bagaimana bisnis umumnya dilakukan dalam budaya Anda.
Berikut ini lebih banyak ide untuk merancang dan mengelola program saran karyawan yang efektif - di luar kotak saran.
Proses yang diputuskan untuk pengajuan dan peninjauan saran dalam program saran karyawan harus dikomunikasikan secara publik. Bagikan semua pedoman dan terutama, sasaran yang ingin Anda capai, dengan memulai program saran karyawan.
Menetapkan Pedoman untuk Program Saran Karyawan Anda
Anda harus menetapkan pedoman seperti topik mana yang terbuka untuk saran.
Ini kemungkinan akan mencakup ide-ide yang mempengaruhi penghematan biaya, kualitas, produktivitas, perbaikan proses, generasi pendapatan dan peningkatan moral.
Jika tidak, sebagai klien di Florida ditemukan ketika ia menjanjikan $ 25 per saran karyawan; ia menerima serangkaian saran karyawan seperti: meletakkan mesin es krim di ruang makan siang, meletakkan mesin pencincang jagung di ruang makan siang dan karyawan yang memenuhi nomor produksi harian mereka harus dapat pulang ke rumah tidak peduli waktu hari itu .
Saran karyawan harus lebih dari sekadar saran. Ini harus memberikan beberapa detail tentang bagaimana pengusul berpikir bahwa saran tersebut harus dilaksanakan. Sangat mudah untuk menghentikan ide, saya akan membutuhkan detail tambahan yang menyertai ide - bukan rencana aksi penuh - tetapi setidaknya lebih detail dari sebuah ide.
Pasti membutuhkan "mengapa" dan "bagaimana" ide itu akan berdampak pada perusahaan, termasuk analisis penghematan biaya.
Pada saat yang sama, dalam parameter ini, proses sugesti harus sederhana. Saya pernah mengenal sebuah perusahaan yang memiliki formulir saran karyawan tiga halaman yang manajernya bertanya-tanya mengapa mereka tidak menerima saran karyawan.
Gagasan yang terhubung secara integral dengan pekerjaan seseorang tidak harus dipertimbangkan, atau harus ditangani secara berbeda.
Di Toyota, jutaan saran dihasilkan setiap tahun. Ini adalah pemahaman saya bahwa alasan mereka memiliki begitu banyak saran karyawan adalah bahwa karyawan sangat fokus pada peningkatan pekerjaan mereka sendiri.
Karyawan tersebut berpikir tentang gagasan perbaikan, membaginya dengan atasannya dan kemudian, jika dibenarkan, gagasan tersebut segera diterapkan. Tidak ada proses yang memakan waktu atau kelompok manajer yang harus mempertimbangkan sebagian besar ide. Dalam skenario ini, manajer harus dapat memberi penghargaan kepada orang yang datang dengan ide-ide yang sesuai dengan parameter program.
Lebih Banyak Panduan untuk Program Saran Karyawan Anda yang Berhasil
Anda perlu menunjuk seorang administrator untuk program saran karyawan yang akan memastikan prosesnya berjalan seperti yang dijanjikan. Sebuah perusahaan manufaktur Michigan berukuran menengah menemukan daftar lebih dari seratus saran yang macet dalam komite peninjau yang terus menunda rapat. Betapa busuknya moral bagi orang-orang yang semoga itu mengubah saran-saran itu untuk dipertimbangkan!
Sampaikan secara publik proses yang diputuskan bersama semua pedoman dan terutama, sasaran yang ingin Anda capai, dengan memulai program saran karyawan. Menetapkan pedoman seperti topik yang terbuka untuk saran: penghematan biaya, kualitas, produktivitas, peningkatan proses, ide yang menghasilkan pendapatan, dan motivasi karyawan yang meningkat dan moral positif .
Seorang manajer senior perlu memperjuangkan program saran karyawan dan duduk di komite evaluasi. Hal ini memberikan kredibilitas kepada program saran karyawan dan membuat para penyuluh merasa penting.
Temukan sepuluh "keharusan" penting untuk program saran karyawan yang berhasil.
Berikut ini lebih banyak ide untuk merancang dan mengelola program saran karyawan yang efektif - di luar kotak saran.
Penghargaan dan Pengakuan dalam Program Saran Karyawan Anda
Hadiah untuk saran yang diimplementasikan harus didefinisikan dengan jelas di bagian depan. Jika saran karyawan adalah gagasan penghematan biaya, dalam banyak program saran karyawan, karyawan menerima persentase penghematan biaya: seringkali penghargaan ini dapat menyamai lima puluh dua persen dari penghematan biaya yang terbukti.
Ketika memikirkan program saran karyawan Anda, kenali bahwa penghematan biaya sulit untuk "dibuktikan" jika Anda tidak memiliki angka yang baik yang mendefinisikan proses sebelum saran karyawan diterapkan. Jadi, seringkali langkah pertama dalam penerapan saran penghematan biaya adalah untuk “mengukur” proses untuk memastikan Anda mengetahui bagaimana proses tersebut saat ini.
Gagasan proses lain yang kurang terukur membutuhkan hadiah standar yang ditetapkan. Seringkali, pengakuan adalah yang paling penting bagi karyawan.
Hadiah dapat mencakup barang dagangan dengan logo perusahaan, sertifikat hadiah, makan siang dengan manajer pilihan karyawan, makan malam penghargaan triwulanan dan poin untuk membeli barang-barang yang lebih mahal dari katalog.
Memang, mengingat kesulitan mengukur hasil dari banyak saran karyawan, beberapa perusahaan menawarkan penghargaan pengakuan ini bahkan ketika ide-ide ditambahkan ke garis bawah secara substansial. Menurut pengalaman saya, ini tidak memotivasi karena karyawan menerima sebagian dari penghematan yang direalisasikan selama periode waktu tertentu seperti setahun.
Umpan Balik dalam Program Saran Karyawan Anda
Berikan umpan balik kepada orang-orang yang memiliki saran secara pribadi, terutama jika ide tersebut ditolak. Jika tidak, orang-orang akan enggan untuk menegakkan leher mereka dengan menawarkan saran-saran yang tidak biasa, dan mungkin yang paling bermanfaat.
Di sisi lain, ketika saran karyawan diterapkan dan menghasilkan hadiah, saya akan secara terbuka mengakui kontribusi pada rapat staf, dengan izin dari karyawan yang terlibat.
Selain itu, Anda dapat memposting saran karyawan, nama karyawan di tim implementasi, dan hadiah yang diberikan.
Menjaga peserta program saran karyawan mengikuti kemajuan saran mereka dalam program ini lebih penting daripada memberikan suggester dengan jawaban cepat. Karyawan hanya ingin tahu apa yang terjadi dengan ide-ide mereka.
Di banyak organisasi, saran-saran tampaknya menghilang ke dalam lubang gelap dari mana mereka mungkin tidak muncul selama berbulan-bulan - dijamin kegagalan untuk program saran karyawan.
Pendekatan populer untuk implementasi saran adalah memasukkan suggester ke tim pelaksana. Ini juga membuat saran berubah masuk akal. Minimal, jika saran diterima, Anda perlu memiliki garis waktu untuk implementasi yang sadar dan dimengerti oleh suggester.
Lebih banyak Pointer untuk Program Saran Karyawan Anda Sukses
Program saran karyawan perlu menekankan kualitas saran daripada jumlah saran. Banyak program mendorong kebalikannya, yang merupakan salah satu alasan mengapa orang menjadi begitu mudah putus asa dengan mereka; mereka tidak menyediakan banyak bang untuk uang dan waktu yang diinvestasikan.
Saya tidak percaya pada saran karyawan anonim.
Orang harus bersedia untuk berdiri di depan publik ide-ide mereka. Setidaknya, itulah jenis budaya perusahaan yang saya harap Anda dorong dalam organisasi Anda.
Bahkan, Peter Block, salah satu dari guru Pengembangan Organisasi yang paling penting yang bekerja saat ini, menentang umpan balik anonim ( dari survei karyawan dan sebagainya) karena dorongan budaya anonim mendorong. Akankah beberapa karyawan tidak menyerahkan saran? Mungkin, tetapi tanyakan pada diri Anda perusahaan seperti apa yang ingin Anda ciptakan? Dorong keberanian organisasi .
Beri imbalan bukan hanya karyawan yang mengajukan ide pemenang. Beri penghargaan dan kenali para manajer dan supervisor yang telah melakukan pekerjaan terbaik untuk mendorong saran karyawan dan keluar dari jalan kemajuan.
Pertimbangkan untuk menyertakan pelanggan dan pemasok sebagai penunjuk juga, terutama karena program saran karyawan Anda matang dan sukses.
Saya telah melihat banyak program saran yang diimplementasikan dalam tiga puluh tahun terakhir. Kebanyakan gagal karena kegagalan organisasi untuk memperhatikan titik-titik ini.
Orang cenderung memulai program-program yang tidak jelas dan kabur yang gagal menentukan penghargaan, strategi implementasi, dan sistem komunikasi. Orang-orang, yang gagal mendapatkan umpan balik tepat waktu , berhenti mengirimkan ide.
Jika setiap ide menjadi “mengapa kita harus” daripada “mengapa kita tidak”, orang-orang menjadi cepat putus asa. Prosesnya menjadi lelucon. Atau, diabaikan begitu saja. Berapa banyak kotak saran kosong yang ada di perusahaan di Amerika? Lebih dari saya peduli untuk menghitung. Gunakan saran ini untuk memastikan program saran karyawan Anda berkembang.