Ketika Anda Tidak Memiliki Sesuatu yang Positif untuk Dikatakan
Sebetulnya adalah kepentingan terbaik bagi Anda untuk menolak menulis surat referensi dengan sopan jika Anda tidak dapat memberikan lebih dari sekadar dukungan plin plan.
Referensi yang kurang positif dapat menyebabkan banyak kerusakan sebagai referensi negatif. Pengusaha biasanya pandai membaca yang tersirat dan akan memahami apa yang tidak Anda katakan.
Jika Anda menolak, orang tersebut dapat beralih ke referensi lain yang mungkin dapat memberikan rekomendasi bercahaya. Cara sederhana adalah dengan mengatakan bahwa Anda tidak cukup akrab dengan pekerjaan atau latar belakang mereka untuk memberikan referensi. Dengan begitu Anda dapat meminimalkan potensi rasa sakit hati. Berikut ini cara menolak permintaan referensi .
Permintaan Informasi
Jika Anda senang ditanya, tetapi tidak yakin apa yang harus dikatakan, mintalah orang itu untuk menyalin resume mereka dan daftar prestasi. Ini akan memberi Anda panduan untuk digunakan saat menulis surat.
Jika Anda menulis surat rekomendasi untuk seorang siswa yang melamar pekerjaan atau magang, Anda mungkin juga meminta daftar kursus terkait mereka.
Mintalah informasi tentang apa rekomendasi itu untuk. Jika itu untuk pekerjaan tertentu, mintalah daftar pekerjaan. Jika itu untuk sekolah, tanyakan tentang jenis program yang mereka lamar.
Ini akan membantu Anda memfokuskan surat Anda pada keterampilan dan kualitas yang terkait dengan posisi atau sekolah.
Juga pastikan untuk bertanya kepada orang yang Anda harus kirimkan surat itu, dan bagaimana cara mengirimnya. Beberapa surat harus dikirim dalam bentuk cetak, dan yang lain dikirim melalui email, jadi penting untuk mengikuti petunjuk dengan cermat.
Mulai Dengan Hal-Hal Dasar
Mulailah dengan menyatakan berapa lama Anda mengenal orang tersebut. Secara singkat berikan detail tentang bagaimana Anda mengenal orang tersebut (misalnya, jika orang itu bekerja untuk Anda, jika Anda tetangga jika orang itu adalah siswa Anda, dll.). Juga, sertakan tanggal yang relevan - jika dia adalah seorang karyawan, termasuk tanggal kerja. Jika dia seorang siswa, sebutkan kapan.
Sertakan Rincian
Lanjutkan dengan menjelaskan keterampilan dan kinerja seseorang, dan apa yang menjadikan mereka calon yang ideal untuk calon majikan baru. Sertakan dua atau tiga atribut yang menonjol, dan coba berikan contoh waktu orang tersebut menampilkan atribut-atribut ini.
Cobalah untuk memilih atribut yang terhubung ke posisi yang dia lamar. Jika memungkinkan, lihat daftar pekerjaan sebelumnya, atau tanyakan kepada orang itu jenis pekerjaan apa yang dia lamar. Lihatlah deskripsi pekerjaan (atau cari online untuk daftar pekerjaan untuk jenis pekerjaan orang yang melamar).
Cari kualitas yang termasuk dalam deskripsi pekerjaan yang mengingatkan Anda tentang orang yang Anda tuliskan rekomendasi. Akhiri dengan meringkas mengapa Anda merekomendasikan orang ini untuk bekerja.
Tawarkan untuk Menindaklanjuti
Di akhir surat, Anda mungkin juga ingin memberikan nomor telepon atau alamat email. Dengan cara ini, pengusaha dapat menindaklanjuti jika mereka memiliki pertanyaan atau ingin informasi lebih lanjut.
Berikut adalah daftar informasi yang harus dimasukkan dalam surat rekomendasi , dan surat template rekomendasi untuk digunakan untuk memulai surat Anda sendiri.
Jadilah Profesional
Pastikan untuk membaca dan mengoreksi surat Anda sebelum mengirimnya, mencari kesalahan tata bahasa atau ejaan. Pertimbangkan meminta teman atau anggota keluarga untuk mengedit surat Anda untuk Anda. Tulis surat Anda dalam format surat bisnis yang tepat. Pilih font yang jelas dan mudah dibaca seperti Times New Roman atau Arial.
Ikuti Petunjuk
Kirim surat Anda persis seperti yang diminta orang itu. Jika mereka tidak memberi tahu Anda cara mengirim surat (atau kepada siapa mengirim surat), tanyakan.