Keterampilan Manajemen Untuk Pemula
Keterampilan Manajemen Dasar
Ada empat keterampilan manajemen dasar yang harus dikuasai siapa pun agar sukses dalam pekerjaan manajemen .
Keempat keterampilan dasar ini adalah merencanakan, mengatur, mengarahkan, dan mengendalikan dan dibahas secara terpisah secara rinci di bawah ini.
Rencana
Perencanaan adalah langkah pertama dan terpenting dalam setiap tugas manajemen. Ini juga merupakan langkah yang paling sering diabaikan atau sengaja dilompati. Sementara jumlah perencanaan dan detail yang diperlukan akan bervariasi dari satu tugas ke tugas, untuk melewati tugas ini adalah untuk mengundang bencana yang pasti kecuali dengan keberuntungan buta. Itulah yang memberi kita pepatah dari 6 P perencanaan (atau 7 P tergantung pada bagaimana Anda menghitung).
Meskipun kebanyakan orang mengasosiasikan perencanaan jangka dengan perencanaan bisnis umum, ada juga berbagai tingkat perencanaan:
- Perencanaan strategis
- Perencanaan Taktis
- Perencanaan Operasional
Dan ada berbagai jenis perencanaan:
- Perencanaan Bencana
- Perencanaan Suksesi
- Perencanaan Krisis
- Perencanaan Kompensasi
Mengatur
Seorang manajer harus mampu mengatur tim, tugas, dan proyek untuk menyelesaikan pekerjaan tim dengan cara yang paling efisien dan efektif.
Sebagai manajer awal, Anda mungkin mengatur tim kerja kecil atau tim proyek. Keterampilan yang sama ini akan diperlukan nanti dalam karir Anda ketika Anda harus mengatur departemen atau divisi baru perusahaan.
Jelas, ada banyak tumpang tindih antara merencanakan pekerjaan dan mengorganisirnya. Ketika perencanaan berfokus pada apa yang perlu dilakukan, organisasi menjadi lebih operasional dan lebih terfokus pada bagaimana mendapatkan pekerjaan yang terbaik.
Saat Anda mengatur pekerjaan, Anda perlu:
- menentukan peran yang dibutuhkan,
- menugaskan tugas ke peran,
- menentukan sumber daya terbaik (orang atau peralatan) untuk peran tersebut,
- memperoleh sumber daya dan mengalokasikannya ke peran , dan
- menetapkan sumber daya untuk peran dan mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab kepada mereka.
Apakah Anda telah ditugaskan tim kecil atau proyek untuk dikelola, manajer awal juga harus dapat mengatur kantor dan sistem data.
Anda mungkin tidak dapat memindahkan orang secara fisik untuk membuat tim Anda bersama, tetapi Anda harus mempertimbangkannya. Di sisi lain, Anda mungkin perlu memindahkan beberapa orang ke ruang kecil dan Anda harus mengatur hal-hal sehingga tim dapat bekerja secara efektif dalam ruang tersebut. Kemudian dalam karir Anda, Anda mungkin perlu mengatur kantor untuk mengakomodasi tim dari berbagai departemen dan kebutuhan khusus mereka.
Anda juga harus dapat mengatur semua sistem yang akan menangani data yang perlu dikumpulkan atau didistribusikan oleh tim Anda. Hari-hari ini, mungkin itu adalah sistem komputer. Anda harus memutuskan apakah, misalnya, Anda perlu mengatur halaman web bersama di intranet perusahaan atau hanya folder bersama di server file. Bagaimana Anda akan mengatur sistem sehingga setiap orang yang membutuhkan informasi dapat mengaksesnya (dan itu tidak tersedia bagi mereka yang seharusnya tidak melihatnya, seperti pesaing Anda)?
Jika tim Anda membutuhkan atau menghasilkan sesuatu selain informasi, Anda harus mengatur sehingga tim Anda mendapatkan apa yang mereka butuhkan, kapan mereka membutuhkannya, dan dapat memberi tahu orang lain apa yang dihasilkan tim Anda pada waktu yang tepat.
Jangan lupa mengatur diri sendiri. Kita akan membahas ini di level yang lebih tinggi di Level 3 Piramida Keterampilan Manajemen , tetapi bahkan sebagai manajer awal Anda harus dapat mengatur diri Anda sendiri , waktu Anda, dan ruang Anda sehingga Anda dapat menjadi yang paling efektif.
Akhirnya, ingat, bahwa itu cukup jarang untuk mengatur sesuatu sekali. Dengan perubahan konstan dalam sumber daya, tujuan, dan faktor eksternal Anda biasanya perlu mengatur ulang untuk menyesuaikannya.
Langsung
Mengarahkan adalah langkah aksi. Anda telah merencanakan dan mengatur pekerjaan. Sekarang Anda harus mengarahkan tim Anda untuk menyelesaikan pekerjaan. Mulailah dengan memastikan tujuannya jelas bagi semua orang di tim.
Apakah mereka semua tahu apa tujuannya? Apakah mereka semua tahu apa peran mereka dalam membawa tim ke tujuan? Apakah mereka memiliki semua yang mereka butuhkan (sumber daya, otoritas, waktu, dll.) Untuk melakukan bagian mereka?
Tarik, Jangan Dorong
Anda akan lebih efektif dalam mengarahkan tim ke arah tujuan Anda jika Anda menarik (memimpin mereka) daripada mendorong (duduk dan memberi perintah ). Anda ingin memotivasi orang-orang di tim Anda dan membantu dan menginspirasi mereka menuju tujuan tim.
Kontrol
Beberapa penulis mencoba untuk "melunakkan" keterampilan ini dengan menyebutnya "koordinat" atau istilah serupa. Saya lebih suka istilah yang lebih kuat, kontrol karena penting bahwa manajer dapat mengontrol aktivitas tim.
Dalam langkah-langkah di atas, Anda telah merencanakan pekerjaan, mengatur sumber daya untuk mewujudkannya secara efisien, dan mengarahkan tim untuk mulai bekerja. Di langkah kontrol, Anda memantau pekerjaan yang sedang dilakukan. Anda membandingkan kemajuan yang sebenarnya dengan rencana. Anda memverifikasi bahwa organisasi berfungsi sebagaimana Anda merancangnya.
Jika semuanya berjalan dengan baik, Anda tidak perlu melakukan apa pun selain memantau. Namun, itu jarang terjadi. Seseorang menjadi sakit, database semacam ini memakan waktu lebih lama setiap iterasi dari yang diproyeksikan, pesaing utama menjatuhkan harga mereka, api menghancurkan gedung sebelah dan Anda harus mengungsi selama beberapa hari, atau beberapa faktor lain memengaruhi rencana Anda. Langkah kontrol sekarang menentukan bahwa Anda harus mengambil tindakan untuk meminimalkan dampak dan membawa semuanya kembali ke tujuan yang diinginkan secepat mungkin.
Seringkali ini berarti kembali ke tahap perencanaan dan menyesuaikan rencana. Kadang-kadang mungkin membutuhkan perubahan dalam organisasi. dan Anda harus mengarahkan kembali semua orang ke arah tujuan baru dan menginspirasi mereka. Kemudian, tentu saja, Anda mengontrol rencana baru dan menyesuaikannya jika diperlukan. Siklus ini berlanjut sampai Anda menyelesaikan tugas.
Alat Kontrol Manajer
Dalam langkah kontrol, Anda menetapkan standar untuk kinerja dan kualitas dan kemudian Anda memantau untuk memastikannya terpenuhi. Ada banyak alat yang tersedia untuk Anda karena ada hal-hal yang perlu Anda pantau.
- Alat penjadwalan - sejumlah alat perangkat lunak memungkinkan Anda memasukkan jadwal Anda dan kemudian memperbarui kemajuan secara teratur. Program ini akan menyoroti perubahan jadwal sehingga Anda dapat mengidentifikasi tindakan korektif yang akan dilakukan.
- Kontrol keuangan - sebagai seorang manajer, Anda biasanya akan memiliki anggaran. Laporan dari Departemen Keuangan akan memberi tahu Anda bagaimana pengeluaran Anda (untuk orang dan sumber daya lain) sesuai dengan rencana.
- Kontrol orang - Anda harus memastikan semua orang di tim Anda berkinerja sesuai rencana. Jika tidak, Anda perlu mencari dan memperbaiki penyebabnya. Apakah mereka tidak mengerti tujuannya? Apakah mereka tidak memiliki sumber daya atau keterampilan yang mereka butuhkan? Apakah tugas terlalu besar untuk mereka dan perlu dimodifikasi atau ditugaskan ke sumber daya yang berbeda? Tugas Anda sebagai manajer berarti memberi umpan balik kepada anggota tim Anda tentang bagaimana kinerja mereka memenuhi rencana tersebut. Ketika tidak, Anda perlu melakukan tindakan korektif.