Pertanyaan untuk Ditanyakan untuk Menentukan Kebutuhan Teknologi Informasi SDM
Tapi bagaimana HR dan eksekutif lainnya tahu mereka memilih teknologi informasi SDM terbaik untuk mengelola semua detail, dan bahwa solusi yang mereka pilih akan bertahan dalam ujian waktu?
Berikut adalah pertanyaan kunci untuk ditanyakan dan dijawab dalam proses pemilihan teknologi informasi Sumber Daya Manusia.
- Berapa tingkat fleksibilitas dan skalabilitas yang disediakan oleh perangkat lunak teknologi informasi SDM? Profesional SDM harus menentukan apakah perangkat lunak dapat mengimpor data dari beberapa spreadsheet Excel, basis data, dan dokumen kertas dan tingkat yang dapat digunakan untuk berinteraksi dengan semua jenis sistem dan data lain yang diperlukan.
Perangkat lunak harus dapat mengambil dan menyaring informasi dari berbagai sumber. Idealnya, proses ini juga harus otomatis. Banyak solusi pendaftaran online mengharuskan data dimanipulasi secara manual sebelum dapat dibawa ke operator untuk memperbarui sistem mereka. Otomatisasi format pembaruan, jadwal transmisi, dan metode pengiriman dapat membantu menghilangkan masalah penagihan dan kelayakan. - Apakah perangkat lunak ini dapat mengakomodasi peraturan perusahaan dan tunjangan operator HR? Mesin pendaftaran yang benar-benar berkemampuan akan mengevaluasi setiap aktivitas pendaftaran dan menerapkan kombinasi aturan, pesan, permintaan, dan opsi yang diperlukan yang secara khusus dirancang untuk memenuhi persyaratan kelayakan yang tepat yang diinginkan. Perangkat lunak harus mengakomodasi segala aturan kelayakan yang dimiliki perusahaan dan operator.
- Apakah teknologi informasi SDM dapat tumbuh dan berskala dengan organisasi? HR harus menilai kemampuan teknologi untuk tumbuh ketika perusahaan mempekerjakan karyawan baru , kantor, perubahan manfaat, dan aturan. HR harus bertanya tentang ambang batas untuk masing-masing elemen ini.
- Apakah perangkat lunak teknologi informasi SDM dapat berintegrasi dengan sistem lain? Penggajian dan fungsi lainnya sering berbagi banyak informasi yang sama dengan manajemen manfaat . HR dapat memperoleh efisiensi yang lebih besar ketika data dan informasi karyawan lainnya dimasukkan ke dalam satu sistem dibagi dengan sistem lain. Pelacakan perekrutan karyawan adalah fungsi lain yang dibutuhkan.
- Siapa yang bertanggung jawab untuk menerapkan, atau membangun, solusinya? Tingkat pelatihan apa yang dilibatkan? Beberapa solusi mengharuskan klien untuk sangat terlibat dengan implementasi awal, yang dapat berlebihan untuk administrator SDM yang sudah sibuk.
HR harus memiliki pemahaman yang jelas tentang tingkat pelatihan dan keahlian teknis yang akan diperlukan dan jumlah waktu yang diharapkan. Penyedia solusi pertanyaan tentang topik ini dapat memberikan wawasan ke area halus yang mungkin awalnya tampak sederhana, namun melibatkan keahlian teknologi yang signifikan. SDM kemudian dapat menentukan tugas-tugas khusus yang mungkin sangat tidak praktis sehingga dapat secara realistis menghambat penyelesaian, berpotensi mengurangi nilai teknologi informasi SDM dan ROI. - Jika pelatihan terlibat , apakah ada biaya? Biaya pelatihan juga harus dinilai — termasuk waktu pergi dan biaya perjalanan untuk perjalanan di luar lokasi. HR perlu menyadari semua biaya keras dan lunak yang terlibat dalam adopsi teknologi informasi SDM.
- Siapa yang akan memiliki data? Jawaban atas pertanyaan ini harus menjadi organisasi Sumber Daya Manusia . Perusahaan harus dapat mengangkut data mereka ke Penyedia Layanan Aplikasi (ASP) apa pun. Jika data berada di server milik operator, perusahaan terkadang dapat dikenakan biaya tambahan jika itu mengalihkan operator.
- Perawatan dan pemeliharaan seperti apa yang diperlukan? Ketika perangkat lunak diinstal pada workstation atau server perusahaan di tempat, pembaruan rutin terhadap teknologi tersebut sering diperlukan dan mungkin rumit untuk direncanakan dan dikelola. Pembaruan teknologi informasi SDM sering dibuat secara otomatis dengan perangkat lunak yang tersedia secara online melalui model Penyedia Layanan (ASP) atau Perangkat Lunak sebagai Layanan (SaaS).
- Tindakan keamanan apa yang dibangun ke dalam teknologi informasi SDM ? Jika perangkat lunak tersedia online, melalui model ASP atau SaaS, penyedia harus menawarkan cadangan harian, server cadangan, dan menambahkan lapisan pelindung. Sistem dan prosedur tambahan harus diberlakukan untuk melindungi informasi agar tidak hilang atau diakses oleh personel yang tidak berwenang . HR, dalam konsultasi dengan manajer lain, harus memiliki kewenangan eksklusif untuk memutuskan siapa yang akan diizinkan mengakses teknologi informasi SDM dan pada tingkat apa.
- Apakah karyawan dapat mendaftar dalam rencana tunjangan dan membuat perubahan secara real-time ke data pribadi dan pilihan rencana mereka? Akses karyawan harus diberikan, mengingat luas, akses umum ke komputer.
Mayoritas populasi karyawan memiliki akses internet di rumah. Karyawan swalayan memberikan potensi besar untuk menghemat waktu dan uang. Sistem swalayan yang baik akan memandu karyawan dengan lancar melalui memasukkan informasi tentang diri mereka dan tanggungan mereka.
Sistem harus secara jelas menyajikan rencana yang tersedia dan memungkinkan karyawan untuk membuat pilihan sesuai keinginan mereka, menyederhanakan tindakan ini di seluruh proses dengan penyihir. Karyawan juga harus dapat menambahkan tanggungan dan mengubah informasi seperlunya, 24 jam sehari, tujuh hari seminggu, sepanjang tahun.
Ini adalah pertanyaan tambahan untuk dijawab saat Anda menilai kebutuhan teknologi informasi Sumber Daya Manusia organisasi Anda.
- Akankah teknologi menyediakan Sumber Daya Manusia dengan otoritas untuk memutuskan siapa yang akan diizinkan mengakses dan sampai sejauh mana? Sepanjang jalur yang sama menyediakan akses karyawan, teknologi harus memberi HR keputusan terakhir. HR harus memiliki otoritas untuk menyetujui semua data sebelum dikirimkan ke operator, dan juga harus menentukan sejauh mana karyawan dan orang lain memiliki akses.
- Jenis kemampuan pelaporan apa yang tersedia dari teknologi informasi SDM? Teknologi pelaporan harus menawarkan beberapa tampilan dan format (spreadsheet, PDF, HTML), penilaian gambar besar dan kemampuan untuk menelusuri untuk meningkatkan pengambilan keputusan. SDM harus dapat menilai, kapan saja, pendaftaran dalam rencana khusus, tindakan luar biasa, dan perubahan dalam informasi demografis karyawan terkait dengan manfaat dan data karyawan lainnya.
- Apakah perangkat lunak menawarkan fitur khusus untuk membantu HR menghemat waktu? Tergantung pada kebutuhan departemennya sendiri, HR mungkin ingin menanyakan tentang kemampuan teknologi untuk memproses informasi dalam batch, mengelola pemberitahuan dan penagihan untuk kebijakan COBRA , menyediakan alat penagihan sendiri dan rekonsiliasi tagihan, dan pelaporan khusus.
- Apakah perangkat lunak menawarkan fitur khusus untuk membantu SDM berkomunikasi lebih baik dengan karyawan? Beberapa program memberi SDM fleksibilitas untuk berkomunikasi dengan karyawan di sejumlah tingkatan - melalui email massal, papan buletin elektronik, dan dengan kriteria filter khusus (seperti lokasi, departemen, rencana asuransi, status pendaftaran, status pensiun, dan lain-lain) melalui Sistem teknologi informasi SDM. Memiliki sejumlah sarana untuk berkomunikasi dapat lebih mengotomatisasi proses dan membantu SDM untuk menargetkan pesan yang lebih baik.
- Apakah sistem teknologi informasi SDM menyediakan sarana checks and balances? Selain memungkinkan SDM untuk menyetujui transaksi, banyak sistem teknologi informasi SDM juga menyediakan kemampuan bagi SDM untuk bertindak sebagai penjaga gawang dalam mengaudit tagihan operator untuk memastikan mereka setuju dengan data dalam sistem. Ini bisa:
-meningkatkan akurasi faktur operator,
-Menghemat waktu dan uang,
-membantu dalam pengiriman tepat waktu pendaftaran karyawan , dan
konfirmasi mutasi kelayakan ketika karyawan pergi untuk perawatan.
- Bagaimana informasi akan dipertukarkan dengan operator? Dan, siapa yang akan bertanggung jawab atas interaksi ini? Integrasi sistem teknologi informasi SDM harus dinilai tidak hanya oleh jumlah operator dengan mana perangkat lunak memiliki hubungan tetapi oleh jenis koneksi yang memungkinkan. Memastikan interaksi yang sukses dengan operator melalui perangkat lunak manajemen manfaat memerlukan banyak langkah, termasuk:
-Mengumpulkan sensus data implementasi awal;
- menyiapkan integrasi awal untuk pertukaran informasi yang sedang berlangsung;
-mengoordinasi interaksi harian atau mingguan untuk memastikan data diterima dan diterapkan secara akurat;
-meninjau pembaruan yang sedang berlangsung;
-Meningkatkan persyaratan operator untuk pendaftaran dipenuhi sesuai dengan regulator; dan
-meningkatkan hubungan proaktif dengan masing-masing operator untuk meningkatkan hubungan pertukaran data.
Mengetahui siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tugas sangat penting untuk sepenuhnya memahami penawaran produk. Setiap penyedia perangkat lunak akan menawarkan tingkat integrasi yang berbeda dalam menyediakan beberapa, untuk semua, dari tugas-tugas yang diuraikan di atas. HR harus bekerja dengan vendor yang menunjukkan hubungan yang kuat, berkelanjutan, dan lancar dengan operator yang dipilih perusahaan.
Banyak penyedia memungkinkan transmisi file ANSI 834 generik, yang mungkin atau mungkin tidak diterima oleh operator, faktor yang sering dipengaruhi oleh ukuran grup. Manajer harus mencari penyedia yang menawarkan transfer yang bersih dan divalidasi (memastikan kelayakan transaksi), disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing operator untuk menghindari masalah. Mereka juga harus mencari penyedia yang memiliki departemen EDI (Elektronik Data Interchange) khusus untuk berinteraksi dengan bahasa transfer khusus milik operator.
- Berapa tingkat layanan pelanggan yang disediakan? Apakah ada biaya tambahan untuk layanan? HR harus menentukan tingkat akses untuk membantu yang disediakan dan apa yang merupakan layanan pelanggan — bantuan online melalui database, obrolan online, dukungan email, percakapan dengan orang yang hidup, atau kombinasi dari semuanya. Mengingat sensitivitas manfaat dan informasi SDM lainnya, manajer harus mengharapkan tanggapan atas pertanyaan dalam 24 jam dari kontak langsung yang dapat membantu.
- Berapa biaya sistem teknologi informasi SDM dan apakah itu lebih besar daripada manfaatnya? HR harus menilai biaya lengkap sistem teknologi informasi SDM, termasuk semua biaya tahunan, bulanan, dan satu kali, di samping manfaat yang diberikan. Sistem yang sedikit lebih mahal mungkin lebih dari membayar perbedaan dengan fitur yang memungkinkan karyawan untuk mempertahankan catatan mereka sendiri dan menawarkan kenyamanan, penghematan waktu, dan akurasi yang lebih besar. Faktor-faktor ini harus dipertimbangkan dan dipertimbangkan dalam memilih sistem teknologi informasi SDM.
Kebutuhan akan sistem teknologi informasi SDM semakin meningkat. Dengan staf SDM menemukan sejumlah besar pilihan dalam sistem teknologi informasi SDM, semakin penting untuk menganalisis dan mempertimbangkan semua opsi yang tersedia.
Memilih sistem teknologi informasi SDM harus dilihat sebagai investasi yang akan tumbuh dengan departemen dan kebutuhan perusahaan . Pertanyaan-pertanyaan ini akan mengarahkan Anda ke sistem teknologi informasi SDM yang tepat untuk perusahaan Anda.