Definisi dan Deskripsi HRIS
Biasanya dikemas sebagai database, ratusan perusahaan menjual beberapa bentuk HRIS dan setiap HRIS memiliki kemampuan yang berbeda.
Pilih HRIS Anda dengan hati-hati berdasarkan kemampuan yang Anda butuhkan di perusahaan Anda. Ketika HRIS menjadi semakin canggih, pilihannya telah menjadi cukup praktis untuk melumpuhkan departemen SDM .
Pertimbangan Utama Saat Anda Melihat Opsi HRIS Anda
Pemilihan HRIS adalah situasi yang penuh tekanan karena begitu banyak pilihan yang ada. Memilih opsi yang terbaik untuk kebutuhan Anda di perusahaan Anda merupakan tantangan. Mengarungi informasi yang diberikan oleh setiap sistem juga menantang.
Penjual sering kali menugaskan staf penjualan yang secara lisan dapat memberi tahu Anda bahwa sistem akan memenuhi kebutuhan Anda. Pastikan Anda memeriksa ini dengan berbagai sumber termasuk pelanggan saat ini, grup diskusi online, LinkedIn, anggota SHRM lainnya, dan ulasan Google.
Ini adalah faktor-faktor lain yang perlu dipertimbangkan ketika Anda memilih HRIS Anda.
- Ingat bahwa bahkan jika perusahaan Anda hanya beberapa orang hari ini, mungkin memiliki dua kali lipat banyak atau bahkan 10 kali lebih banyak karyawan di masa depan, jadi pilihlah sistem yang dapat berkembang bersama bisnis Anda.
- Faktor kunci lain yang harus Anda pertimbangkan adalah banyak HRIS yang dapat menyelesaikan sebagian dari apa yang Anda butuhkan untuk dikerjakan. Dalam kasus ini, Anda akan ingin memastikan bahwa komponen pengaya atau sistem tambahan bekerja sama dengan sempurna. Sekali lagi, jangan mengambil kata tenaga penjual tentang sistem yang bekerja bersama. Lakukan penelitian Anda.
- Periksa juga untuk melihat jenis pelatihan dan dukungan berkelanjutan yang tersedia untuk staf Anda. Anda juga harus memastikan bahwa janji konsultan penjualan tentang pelatihan dan tindak lanjut setelah pembelian ditulis langsung ke dalam kontrak Anda untuk membeli HRIS. Dan, periksa dengan organisasi lain untuk memastikan bahwa perusahaan yang Anda pilih memiliki rekam jejak dukungan yang berkelanjutan dan bermanfaat.
Fungsionalitas Pilihan HRIS yang Lebih Baik
Biasanya, Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) yang lebih baik menyediakan secara keseluruhan:
Pengelolaan semua informasi karyawan . Data seperti nama, judul, alamat, dan gaji adalah awal yang mendasar. Gaji dan sejarah posisi, struktur pelaporan, riwayat penilaian kinerja, dan informasi karyawan penting lainnya.
Dokumen terkait perusahaan seperti buku pegangan karyawan, prosedur evakuasi darurat , dan pedoman keselamatan.
Administrasi manfaat termasuk pendaftaran , perubahan status, dan pembaruan informasi pribadi. Dalam sistem yang ideal, Anda dapat mengizinkan karyawan untuk mencari dan meninjau informasi mereka sendiri, termasuk pelacakan liburan.
Integrasi lengkap dengan penggajian dan perangkat lunak keuangan perusahaan lainnya dan sistem akuntansi . Ketika ini terhubung, Anda dapat memastikan bahwa cek pembayaran sudah benar.
Tidak pernah ada keterputusan antara berapa tarif gaji resmi dan informasi yang digaji. Jika sistem tidak terintegrasi, mudah untuk memperbarui gaji dalam satu sistem dan tidak di sistem yang lain.
Pelacakan pemohon dan manajemen melanjutkan : Ketika sistem Anda mulus, perekrut dapat mengklik tombol yang disewa dan semua informasi dari pemohon ditransfer ke sisi karyawan hal. Ini menghemat banyak waktu karena entri data dan dokumen Anda praktis hilang.
Jika seorang pelamar memasukkan informasi sendiri ketika mendaftar, Anda dapat memastikan keakuratannya. Jika surat penawaran dihasilkan dari sistem yang sama dengan sistem penggajian, gaji akan cocok dengan sempurna dan tidak ada kesalahpahaman.
Rencana pengembangan kinerja: Ini tidak hanya cukup untuk memiliki rencana, jika mereka tercatat dalam sistem pusat, maka mereka dapat dengan mudah mengikuti karyawan dari posisi ke posisi.
Kepemimpinan senior dapat menjalankan laporan untuk melihat di mana orang berada dan apa yang direncanakan oleh bos masing-masing dalam hal perencanaan suksesi untuk masa depan mereka.
Tindakan Disipliner: Penting untuk melacak siapa yang telah ditangguhkan, diturunkan jabatannya, atau tindakan negatif lainnya yang dilakukan terhadap mereka dicatat — bahkan setelah karyawan meninggalkan organisasi Anda. Ketika sebuah perusahaan menelepon dan meminta referensi mantan karyawan , sangat mudah bagi seorang admin di departemen SDM untuk mencari dan melaporkan kembali apakah orang tersebut memenuhi syarat untuk dipekerjakan kembali atau tidak.
Catatan pelatihan: Ini sangat penting dalam perusahaan di mana sertifikasi dan lisensi diperlukan. Di perusahaan lain, catatan pelatihan mungkin tidak memiliki tingkat kepentingan itu, tetapi Anda mungkin masih menemukan bahwa memiliki informasi itu berguna ketika Anda mengembangkan karyawan Anda, faktor kunci yang mereka inginkan dari pekerjaan.
Singkatnya, HRIS yang paling efektif melayani perusahaan melacak informasi ini:
- kehadiran dan penggunaan PTO ,
- bayar kenaikan gaji dan sejarah,
- membayar nilai dan posisi yang dimiliki,
- rencana pengembangan kinerja ,
- pelatihan yang diterima,
- tindakan disipliner diterima,
- informasi karyawan pribadi, dan terkadang,
- manajemen dan rencana suksesi karyawan kunci,
- identifikasi karyawan potensial tinggi , dan
- pelacakan pelamar, wawancara, dan seleksi.
Manfaat dari Hak HRIS
HRIS yang efektif memberikan informasi tentang apa saja yang dibutuhkan perusahaan untuk melacak dan menganalisis tentang karyawan, mantan karyawan, dan pelamar. Perusahaan Anda perlu memilih Sistem Informasi Sumber Daya Manusia dan menyesuaikannya untuk memenuhi kebutuhan Anda. Jika perusahaan Anda berada di jalur pertumbuhan, pilihlah sistem yang dapat berkembang bersama Anda.
Ini cukup murah untuk menerapkan HRIS dasar, tetapi pastikan apa pun yang Anda terapkan memenuhi kebutuhan aktual perusahaan Anda. Apakah Anda ingin dapat menjalankan laporan pergantian? Posting bagan organisasi?
Izinkan pengelola untuk mengakses secara elektronik penilaian kinerja sebelumnya? Apakah Anda ingin segala sesuatu harus dilakukan melalui departemen SDM atau apakah Anda ingin para manajer mengakses informasi itu sendiri?
Dengan HRIS yang sesuai, staf Sumber Daya Manusia memungkinkan karyawan untuk melakukan pembaruan manfaat dan perubahan alamat mereka sendiri, sehingga membebaskan staf SDM untuk fungsi yang lebih strategis . Selain itu, data yang diperlukan untuk manajemen karyawan, pengembangan pengetahuan, pertumbuhan dan pengembangan karier, dan perlakuan yang sama difasilitasi.
Akhirnya, manajer dapat mengakses informasi yang mereka butuhkan untuk secara legal, etis, dan efektif mendukung keberhasilan karyawan pelaporan mereka. Mereka dapat menjalankan laporan mereka sendiri dan memasukkan rencana ke dalam sistem untuk membantu dengan suksesi.
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) adalah perangkat lunak atau solusi online untuk entri data, pelacakan data, dan kebutuhan informasi data dari Sumber Daya Manusia, penggajian, manajemen, dan fungsi akuntansi dalam bisnis.
Biasanya dikemas sebagai database, ratusan perusahaan menjual beberapa bentuk HRIS dan setiap HRIS memiliki kemampuan yang berbeda. Pilih HRIS Anda dengan hati-hati berdasarkan kemampuan yang Anda butuhkan di perusahaan Anda.