Jelajahi dan Kelola Kekhawatiran Tentang Menanggapi Permintaan untuk Pemeriksaan Referensi
Dalam artikel sebelumnya, saya membahas berbagai pendekatan yang tersedia untuk pemeriksaan referensi bagi mantan karyawan. Pendekatan yang saya sarankan untuk referensi pekerjaan verbal berbeda berdasarkan pada kinerja karyawan saat dia bekerja untuk organisasi Anda. Tanggapan saya terhadap permintaan untuk rekomendasi tertulis, terutama formulir yang meminta tanggapan numerik yang menilai karyawan, tetap sama. Kirim formulir ke HR.
Cek Referensi Verbal Informal
Contoh referensi kerja dan verifikasi kebijakan ketenagakerjaan ini cocok untuk sebagian besar pemeriksaan referensi , terutama yang diminta dalam format tertulis. Dalam artikel sebelumnya, saya membahas diskusi referensi yang tidak tertulis dan lebih informal, yang mungkin dilakukan oleh atasan langsung dengan calon majikan.
Khususnya dalam kasus mantan karyawan atau karyawan saat ini, Anda mungkin ingin secara informal mendiskusikan kontribusi mereka dengan calon majikan.
Dengan cara ini, Anda membantu mantan rekan kerja Anda untuk memilih peluang kerja yang sesuai.
Anda memungkinkan calon majikan untuk mengalami tingkat kenyamanan tertentu dengan pilihan karyawannya. Karena panggilan pemeriksaan referensi datang terlambat dalam proses seleksi karyawan , yakinlah bahwa komentar Anda mengkonfirmasikan apa yang telah diputuskan oleh calon perusahaan melalui aplikasi dan proses wawancara .
Pedoman untuk Pemeriksaan Referensi Tidak Resmi
Riset online saya menunjukkan bahwa pemberi kerja tertentu, terutama universitas dan badan pemerintah, masih tampak mengizinkan manajer untuk memberikan tanggapan terhadap pemeriksaan referensi. (Kebijakan perusahaan swasta lebih jarang online.) Karyawan perusahaan yang mengharuskan karyawan mengirimkan cek referensi formal dan tertulis kepada HR juga mungkin merasa nyaman berbicara dengan calon majikan secara informal.
Tema-tema ini tentang konten pemeriksaan referensi patut dicatat bagi pembaca yang memutuskan untuk menanggapi pemeriksaan referensi lisan untuk karyawan saat ini atau sebelumnya. Manajer perlu pelatihan untuk memberikan tanggapan ini untuk permintaan pemeriksaan referensi. Harap dicatat rekomendasi saya untuk kapan dan apakah seorang manajer harus memberikan tanggapan terhadap pemeriksaan referensi .
Ketika menanggapi pemeriksaan referensi, manajer dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan ini.
- Identifikasi jabatan , gaji terakhir , tanggal kerja, dan tanggung jawab pekerjaan utama.
- Jika Anda memutuskan untuk memberikan informasi apa pun tentang kinerja karyawan, pastikan responsnya seimbang. Karyawan itu menunjukkan sebagian besar kinerja pekerjaan yang positif , tetapi Anda memiliki beberapa kekhawatiran di bidang ini. Area-area ini mungkin atau mungkin tidak relevan dalam pekerjaan baru; dalam hal apapun, mereka tidak cukup untuk menghalangi karyawan yang dipekerjakan.
Jawab hanya pertanyaan yang Anda miliki informasinya. Gunakan file karyawan termasuk evaluasi kinerja dan dokumen tertulis lainnya untuk memberikan contoh yang spesifik dan jujur yang menyoroti kinerja karyawan. Jauhi opini, kabar angin, dan prediksi.
- Jika Anda memutuskan untuk memberikan informasi negatif tentang karyawan, berikan informasi tentang karyawan yang memiliki umpan balik. Berikan contoh spesifik dari dokumentasi tertulis yang telah dibagikan kepada karyawan.
Pertanyaan yang Tidak Pernah Menjawab Tentang Mantan Karyawan
Anda dapat menolak untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan ini secara langsung atau menangkisnya dengan jawaban yang menghindari komponen-komponen bermasalah. (Contoh: apakah Anda akan mempekerjakan kembali karyawan tersebut? Jawab: Jika semua aspek pengalaman, pendidikan, kinerja pekerjaan , dan minat karyawan tetap konsisten dengan persyaratan posisi, ya, saya akan mempekerjakan kembali karyawan tersebut.) Waspada terhadap pertanyaan-pertanyaan ini:
- Setiap pertanyaan yang akan mengungkapkan informasi tentang aspek apa pun dari kelas yang dilindungi karyawan untuk potensi diskriminasi atau perlindungan hak sipil. Contoh pertanyaan seperti itu termasuk:
Pertanyaan tentang status perkawinan atau pasangan, masalah keluarga, kesehatan pribadi, cacat, catatan medis atau kehadiran, ras, asal kebangsaan, usia, agama, jenis kelamin, dan sebagainya.
- Setiap pertanyaan yang akan mengidentifikasi kegiatan yang terkait dengan pekerjaan yang diproteksi secara politis atau legal dari seorang karyawan seperti pengorganisasian serikat pekerja, melayani sebagai pengurus serikat, mengajukan keluhan, afiliasi atau aktivitas partai politik, klaim kompensasi pekerja , pemanfaatan asuransi, atau tuntutan hukum yang terkait dengan majikan.
- Pertanyaan yang tidak terkait dengan pengaturan kerja atau kinerja kerja. Ini mungkin termasuk pertanyaan tentang minat mantan karyawan, hobi, asosiasi relawan, atau keanggotaan asosiasi.
- Setiap pertanyaan yang meminta Anda untuk memprediksi kinerja masa depan seorang karyawan. Semua yang Anda memenuhi syarat untuk menanggapi adalah pertanyaan tentang kinerja yang Anda alami, didukung dengan contoh yang Anda miliki secara tertulis. Anda tidak dapat memprediksi kinerja seorang karyawan dalam pekerjaan baru, di lingkungan baru, untuk perusahaan baru , dalam serangkaian keadaan yang tidak dapat Anda definisikan atau ketahui.
Dengan hati-hati dan penuh pertimbangan, Anda dapat memberikan peningkatan kinerja kepada karyawan yang berprestasi. Penilaian kinerja Anda yang informal, jujur, dan terdokumentasi dapat memberikan skala yang menguntungkan bagi kesempatan mantan karyawan Anda berikutnya.