Menanggapi Ketika Calon Pengusaha Meminta Referensi
Menanggapi permintaan pemeriksaan referensi adalah bisnis yang rumit. Ketakutan akan pembalasan dan tuntutan hukum membuat banyak perusahaan tidak menanggapi sama sekali. Rekomendasi ini akan membantu Anda merespons secara wajar permintaan pemeriksaan referensi sambil melindungi kepentingan sah perusahaan Anda dan karyawan Anda saat ini.
Pertama, ikuti kebijakan perusahaan Anda. Banyak perusahaan meminta agar manajer mengirim permintaan referensi tertulis kepada Sumber Daya Manusia .
Namun, jika referensi manajer positif, Anda dapat setuju untuk meminta manajer memberikan referensi verbal langsung kepada pemberi kerja.
Apa pun yang dikirim dalam format tertulis harus berasal dari Sumber Daya Manusia , atau staf SDM harus meninjau respon untuk konsistensi dan melindungi kepentingan terbaik perusahaan. Format pemeriksaan referensi umum meminta Anda untuk memberikan informasi tentang mantan karyawan ini.
- Judul pekerjaan , dan kadang-kadang, tanggung jawab pekerjaan,
- Gaji terakhir,
- Tanggal pekerjaan,
- Menyediakan daftar periksa yang meminta mantan majikan untuk memberi peringkat karakteristik seperti "kerja tim" dan "ketergantungan."
Dokumen ini sebaiknya diserahkan kepada Sumber Daya Manusia — setidaknya, minta staf SDM untuk meninjau setiap tanggapan tertulis yang mungkin Anda pikirkan untuk dikirim. Jangan menjawab pertanyaan yang meminta Anda untuk menilai secara numerik seorang mantan karyawan pada setiap aspek pekerjaan atau karakteristik pekerjaan mereka.
Peringkat numerik tidak dapat dibandingkan berdasarkan arti bersama dari definisi istilah, juga bukan arti angka pada skala numerik yang ditentukan pada formulir ini.
Karena itu, paling tidak, komunikasi itu cacat. Paling buruk, itu bisa melukai prospek pekerjaan mantan karyawan Anda.
Kedua, periksa untuk memastikan bahwa tanda tangan mantan karyawan, yang mengotorisasi pemeriksaan referensi , ada pada dokumen yang dikirim oleh perusahaan yang meminta. Tanpa izin pemberian tanda tangan mantan karyawan, Anda tidak boleh memberikan informasi apa pun tentang karyawan tersebut.
Tanggapi Permintaan Pemeriksaan Referensi Dengan Referensi Positif
Jika manajer dapat, dengan sedikit reservasi, merekomendasikan mantan karyawan, berkonsultasi dengan staf SDM, manajer dapat mengembalikan panggilan ke majikan yang bertanya . Ketika menanggapi panggilan telepon, manajer harus memastikan bahwa tanda tangan karyawan yang mengotorisasi pemeriksaan referensi ada dalam arsip dengan Sumber Daya Manusia sebelum mengembalikan panggilan telepon.
Ketika seorang mantan karyawan adalah karyawan yang baik dan meninggalkan perusahaan Anda dalam kondisi yang baik (mungkin seorang pasangan direlokasi dan jaraknya tidak dapat diubah), Anda ingin memberikan bantuan kepada mantan karyawan untuk menemukan posisi baru.
Atau, mungkin Anda telah digunakan sebagai referensi oleh karyawan yang melaporkan kepada Anda pada satu waktu, meskipun tidak baru-baru ini. Jika Anda memiliki komentar positif tentang karyawan, Anda dapat menanggapi pemberi kerja potensial dengan komentar positif yang dapat Anda sumbangkan.
Referensi Periksa Pertanyaan yang Tidak Ingin Anda Sentuh
Jawab hanya pertanyaan yang Anda nyamankan jika Anda menerima panggilan telepon atau dokumen permintaan referensi. Seorang manajer hanya boleh berbicara dengan bidang keterampilan dan pengalaman karyawan yang memiliki pengetahuan langsung. Ada beberapa pertanyaan yang tidak boleh dijawab oleh seorang manajer:
- Contoh Pertanyaan: Perkirakan apakah mantan karyawan Anda akan berhasil dalam posisi yang mereka pertimbangkan. (Punya bola kristal, siapa pun?) Anda tidak mungkin menjawab pertanyaan ini. Bahkan jika kedudukannya mirip, Anda tidak dapat memprediksi rekan kerja, budaya majikan, hubungan mereka dengan pelanggan, atau segudang faktor yang membantu seorang karyawan berhasil — atau tidak.
Jawaban yang bagus: Ketika karyawan bekerja untuk saya, dalam posisinya dengan perusahaan saya, dia adalah seorang kontributor kuat yang karyanya dihargai. - Contoh Pertanyaan: Apa kelemahan karyawan?
Jawaban yang bagus: Dia tidak memiliki kelemahan yang layak disebut yang mempengaruhi kemampuannya untuk melakukan pekerjaannya dengan baik ketika dia bekerja untuk saya. - Contoh Pertanyaan: Mengapa karyawan meninggalkan posisi di mana dia melaporkan kepada Anda?
Jawaban Bagus: Dia mencari tanggung jawab yang meningkat dan untuk melengkapi pengetahuannya tentang perusahaan dan produk kami.
Jawaban Bagus: Dia meninggalkan organisasi kami karena alasan pribadi yang penting baginya.
Ini adalah jenis pertanyaan pemeriksaan referensi yang akan ditanyakan oleh pemberi kerja potensial jika Anda mengembalikan panggilan telepon pemeriksaan referensi.
Menanggapi Permintaan Pemeriksaan Referensi: Tidak Positif
Jika karyawan meninggalkan perusahaan Anda di bawah awan, apakah karyawan itu tidak cocok untuk pekerjaan mereka , karyawan yang tidak berkontribusi karena alasan lain, atau tidak dapat dikelola, merujuk panggilan atau formulir tersebut kepada staf Sumber Daya Manusia untuk mendapatkan respons standar.
Terkadang ada keadaan yang tidak biasa di sekitar karyawan yang meninggalkan perusahaan Anda. Mungkin seorang karyawan sedang menonton pornografi di komputernya — ya, dia meminta Direktur SDMnya untuk menjadi salah satu rujukannya. Mantan karyawan lain mungkin mengancam kekerasan atau melakukan tindakan kekerasan saat dipekerjakan oleh perusahaan Anda.
Meskipun mantan karyawan ini jarang mendaftarkan perusahaan Anda sebagai referensi, bersiaplah. Panggilan ini harus dikirim ke staf SDM untuk respons standar.
Namun ada peringatan di sini. Bicarakan dengan pengacara Anda sebelum menanggapi setiap pemeriksaan referensi tentang karyawan yang berpotensi melakukan kekerasan. Jika Anda gagal mengungkapkan perilaku kekerasan kepada calon majikan, dan mantan karyawan melakukan tindakan kekerasan saat bekerja di perusahaan baru, perusahaan Anda dapat bertanggung jawab karena tidak mengungkapkan informasi ini. Jadi, tanyakan kepada pengacara Anda dalam situasi yang tidak biasa di mana Anda berpisah dengan seorang karyawan.
Ketika Mantan Karyawan Meminta Surat Referensi Umum
Memberikan mantan karyawan sebuah surat referensi generik tidak disarankan. Begitu ada dokumen, itu hidup selamanya. Calon karyawan telah menyediakan salinan surat kantor HR yang 10 dan 20 tahun kedaluwarsa, kadang-kadang nyaris tidak terbaca dari sesi fotokopi ganda.
Setelah jangka waktu tertentu berlalu — Anda tidak tahu karyawan macam apa yang telah menjadi mantan karyawan Anda — kecuali ia adalah pengecualian langka yang tetap berhubungan. Dan, Anda tidak pernah tahu bagaimana karyawan akan menggunakan surat Anda atau bagaimana kata-kata Anda akan ditafsirkan oleh calon majikan. Mengadopsi kebijakan yang menyatakan bahwa manajer tidak pernah memberikan surat referensi tertulis dan generik.
Informasikan kepada mantan karyawan bahwa perusahaan Anda akan dengan senang hati memberikan konfirmasi pekerjaan dari Sumber Daya Manusia kepada pemberi kerja tertentu yang menanyakan secara langsung.
Pemikiran Akhir tentang Menanggapi Permintaan Pemeriksaan Referensi
Hanya sedikit karyawan yang menetapkan tujuan gagal di tempat kerja. Namun, karyawan gagal dan perusahaan dan karyawan berpisah. Perlu diingat ketika Anda diminta referensi bahwa setiap mantan karyawan berhak mendapat kesempatan untuk memulai kembali.
Mungkin mantan karyawan itu tidak cocok dengan posisi yang dia pegang di perusahaan Anda. Budaya perusahaan Anda mungkin merupakan ketidakcocokan yang lengkap dengan kebutuhan karyawan. Karyawan tersebut mungkin memiliki visi yang berbeda untuk persyaratan pekerjaannya dari bosnya. Mungkin kehidupan pribadinya terurai selama masa jabatannya di perusahaan Anda.
Anda tidak pernah tahu semua detail dan alasan mengapa karyawan gagal atau pindah . Sangat mudah dengan karyawan berkinerja tinggi yang Anda sesali kehilangan pekerjaan yang lebih baik, langkah keluarga, atau peluang impian. Lebih sulit dengan pemain marginal.
Jujur atau berikan informasi minimal. Jangan lakukan prediksi bola kristal kesuksesan atau berikan peringkat dan peringkat numerik untuk istilah yang tidak terdefinisi. Jika perlu, berikan informasi minimal yang menjelaskan kinerja mantan karyawan. Kapan pun memungkinkan, beri karyawan istirahat dan berbicara dengan calon majikan.
Angka-angka terbaru yang terkait dengan pengecekan referensi menunjukkan bahwa para pengusaha sedang memeriksa referensi dengan sangat serius belakangan ini. Lebih dari 90 persen pengusaha memeriksa referensi. Kapan pun memungkinkan, beri karyawan Anda istirahat — ketika Anda dapat melakukannya dengan sungguh-sungguh yang baik.