Pengusaha Dapat Memberikan Surat Rekomendasi Yang Mengikuti Panduan Ini
Karyawan kehilangan jejak pengawas ketika mereka pindah, berganti pekerjaan, atau pensiun.
Bisnis bergerak dan menutup atau digabungkan atau diperoleh. Departemen Sumber Daya Manusia kehilangan catatan.
Bahkan karyawan yang berusaha untuk tetap berhubungan dengan supervisor sebelumnya sebagai referensi potensial, dan menyiapkan referensi mereka untuk pemeriksaan referensi, dapat kehilangan jejak pendukungnya dari waktu ke waktu. Dalam salah satu upaya saya untuk mendapatkan referensi tentang seorang karyawan potensial, saya menemukan satu perusahaan keluar dari bisnis, satu supervisor pindah ke tempat-tempat yang tidak diketahui, dan satu supervisor yang telah meninggal. Untungnya, salah satu dari tiga perusahaan memiliki kantor SDM yang memiliki catatan karyawan dan mampu mengkonfirmasi rincian pekerjaan - tetapi tidak ada yang lain.
Saya memiliki perasaan campur aduk tentang surat rekomendasi. Seperti yang saya nyatakan dalam Cara Menanggapi Permintaan Pemeriksaan Referensi , surat rekomendasi berlangsung selamanya dan isinya mungkin tidak berlaku bertahun-tahun setelah surat rekomendasi ditulis. Namun, surat rekomendasi adalah hadiah potensial untuk karyawan yang berharga.
Surat rekomendasi dapat menghemat hari. Ditulis pada alat tulis perusahaan, dengan alamat dan telepon yang jelas tercetak, surat rekomendasi menyediakan dorongan yang kadang diperlukan untuk kredensial pemohon. Sebagai pemberi kerja, terutama jika Anda mengantisipasi perubahan, seperti yang baru saja saya jelaskan, dalam situasi bisnis Anda, bantulah para karyawan Anda yang sedang pergi.
Berikan surat rekomendasi kepada karyawan .
Tulis Surat Rekomendasi
Surat rekomendasi dapat bertahan selamanya dan merupakan potret kinerja karyawan pada saat tertentu. Oleh karena itu, berikan pemikiran dan perhatian pada cara Anda menulis surat rekomendasi dan informasi yang disampaikan surat rekomendasi Anda. Ikuti kebijakan perusahaan Anda terkait dengan surat rekomendasi, jika ada kebijakan.
Dalam kasus apa pun, minta departemen Sumber Daya Manusia Anda untuk meninjau surat rekomendasi Anda sehingga Anda yakin bahwa Anda melindungi kepentingan terbaik dan perusahaan Anda. Tulis surat rekomendasi karyawan mengikuti panduan ini.
- Berikan surat rekomendasi pada alat tulis perusahaan asli dengan alamat tercetak, telepon, dan informasi kontak tambahan dalam format surat bisnis standar. Anda dapat memberikan beberapa salinan surat rekomendasi kepada karyawan di alat tulis dalam amplop alat tulis. (Ini dapat mencegah praktik buruk berulang kali memfotokopi surat rekomendasi - selamanya.)
- Sampaikan surat rekomendasi kepada pemberi kerja spesifik yang meminta surat rekomendasi , atau kepada siapa karyawan berencana untuk mengirim, surat rekomendasi. Jika surat rekomendasi bersifat umum, alamatkan surat itu ke: "Kepada siapa pun yang berkepentingan ."
- Tanda tangani surat rekomendasi dengan tinta dan sertakan nama Anda, jabatan , ekstensi telepon, dan alamat email .
- Mulailah dengan: Ini adalah surat rekomendasi untuk: Nama Karyawan.
- Jelaskan hubungan Anda dengan karyawan, jabatan karyawan, dan pekerjaan karyawan. Misalnya, "Saya adalah supervisor Mark ketika dia bekerja sebagai operator mesin perdagangan terampil di Departemen Bubut di Alcon Tool."
- Untuk komponen utama dari surat rekomendasi, jelaskan tanggung jawab utama dari pekerjaan karyawan. Misalnya, “Tanggung jawab utama Mark adalah mengoperasikan x mesin; memelihara alat dan peralatan perusahaan; menciptakan area kerja yang aman dan terawat; pemecahan masalah kualitas, mesin, dan kinerja; melayani sebagai pemimpin tim shift siang hari; mendukung saya sebagai pengawas pengganti dalam ketidakhadiran saya; dan melayani sebagai kepala tim keterlibatan karyawan.
- Kemudian, di badan surat rekomendasi, berikan penilaian keseluruhan Anda tentang kontribusi dan nilai karyawan. Pernyataan harus mencerminkan bahwa penilaian adalah untuk kinerja Markus pada titik waktu tertentu. Misalnya, “Markus adalah karyawan yang dihargai yang berkontribusi jauh di atas norma ketika dia bekerja di departemen saya. Ini jelas dan diakui oleh tugasnya untuk peran kepemimpinan. ”
- Katakan mengapa Markus meninggalkan pekerjaan Anda dalam surat rekomendasi jika alasannya mendukung untuk kesempatan kerja Markus berikutnya. Misalnya, “Tandai kiri Alcon Tool untuk menerima posisi supervisor di perusahaan lain. Pekerjaan supervisor tidak akan tersedia di sini selama beberapa tahun. ”
- Selesaikan surat rekomendasi dengan catatan positif. Misalnya, "Kami menyesal melihat Mark pergi tetapi berharap dia mendapatkan yang terbaik di pekerjaan barunya sebagai pengawas."
- Akhirnya, nyatakan bahwa perusahaan yang potensial dapat menghubungi Anda jika ia membutuhkan informasi tambahan. Tanda tangani dan lengkapi surat rekomendasi.
Ini adalah komponen yang sesuai dari surat rekomendasi karyawan.
Apa yang Tidak Ditulis dalam Surat Rekomendasi
Peringatan-peringatan tertentu dilakukan sebelum Anda menulis surat rekomendasi kepada karyawan. Ketika Anda menulis surat rekomendasi, jangan membuat pernyataan seperti ini. Tidak:
- Berikan perincian yang mungkin tidak Anda ketahui secara pasti apakah mereka berada di luar batasan kerja karyawan dengan perusahaan Anda. Misalnya, jangan sebutkan nama perusahaan tempat Anda percaya karyawan itu bekerja. Anda mungkin tidak tahu apakah karyawan itu pernah bekerja di sana. Anda diberitahu oleh Mark bahwa dia telah menerima pekerjaan sebagai supervisor. Surat rekomendasi Anda tidak boleh memberikan informasi yang berpotensi bertentangan yang mungkin menyebabkan masalah nanti bagi karyawan dalam pencarian pekerjaannya.
- Memprediksi masa depan. Satu-satunya kinerja yang dapat Anda tegaskan adalah kinerja yang Anda alami saat karyawan bekerja untuk Anda. Yang lain adalah bola kristal yang menatap dan tidak pantas untuk surat rekomendasi. Ini tidak pantas: “Saya yakin Anda akan menerima kinerja teladan yang sama dari Markus yang kami lakukan ketika ia bekerja untuk Alcon Tool.” Perubahan waktu; hidup berubah; kejadian tak terduga terjadi. Bagi Anda atau seorang calon majikan sepuluh tahun ke depan, ini tidak dapat diverifikasi.
- Memberikan informasi personel pribadi, dilindungi, atau rahasia dalam bentuk apa pun seperti gaji, nomor jaminan sosial , ras, agama, status perkawinan, komposisi keluarga, masalah medis atau usia. ( Surat rekomendasi yang sebenarnya pernah saya terima mengatakan bahwa supervisor yakin bahwa Betty akan meningkatkan kehadirannya dan menjadi karyawan yang sangat baik sekarang karena perceraiannya sudah final, masalah pengasuhan anaknya telah diselesaikan, dan mantan suaminya telah pindah dari negara bagian Saya yakin bahwa pengawas memberikan rekomendasi ini dengan cara yang positif.
- Berikan apa saja selain informasi faktual yang dapat Anda langsung, dengan pengalaman pribadi, laporkan.
Salinan surat rekomendasi , setelah ditinjau oleh Sumber Daya Manusia , harus ditempatkan dalam file personil karyawan .