Komunikasi Adalah Kunci Saat Anda Menginginkan Orang untuk Berubah
Tidak ada organisasi di mana karyawan benar-benar senang dengan komunikasi . Komunikasi adalah salah satu masalah terberat dalam organisasi.
Ini adalah area yang paling sering dikeluhkan oleh karyawan selama perubahan organisasi dan operasi harian. Alasannya?
Komunikasi yang efektif membutuhkan empat komponen yang saling bekerja dengan sempurna untuk menciptakan makna bersama, sebuah definisi komunikasi favorit.
- Individu yang mengirim pesan harus menyajikan pesan dengan jelas dan detail, dan memancarkan integritas dan keaslian.
- Orang yang menerima pesan harus memutuskan untuk mendengarkan, mengajukan pertanyaan untuk kejelasan, dan mempercayai pengirim pesan.
- Metode pengiriman yang dipilih harus sesuai dengan keadaan dan kebutuhan pengirim dan penerima.
- Isi pesan harus beresonansi dan terhubung, pada tingkat tertentu, dengan keyakinan penerima yang sudah dipegang. Itu harus berisi informasi yang ingin didengar oleh karyawan. Itu harus menjawab pertanyaan-pertanyaan yang paling disayangi dan diperhatikan oleh karyawan.
- Dengan semua ini terjadi dalam komunikasi, itu mengherankan bahwa organisasi pernah melakukannya dengan baik.
Praktisi perubahan manajemen telah memberikan banyak saran tentang cara berkomunikasi dengan baik selama perubahan organisasi.
Rekomendasi Tentang Komunikasi untuk Manajemen Perubahan yang Efektif
Kembangkan rencana komunikasi tertulis untuk memastikan bahwa semua hal berikut terjadi dalam proses manajemen perubahan Anda.
- Berkomunikasi secara konsisten, sering, dan melalui berbagai saluran, termasuk berbicara, menulis, video, pelatihan, grup fokus, papan buletin, Intranet, dan lebih banyak tentang perubahan.
- Komunikasikan semua yang diketahui tentang perubahan, secepat informasi tersedia. (Jelaskan bahwa bias Anda mengarah ke komunikasi instan, sehingga beberapa detail dapat berubah di kemudian hari.) Beri tahu orang lain bahwa pilihan Anda yang lain adalah memegang semua komunikasi sampai Anda yakin tentang keputusan, tujuan, dan kemajuan. Ini merupakan bencana dalam manajemen perubahan yang efektif.
- Berikan jumlah waktu yang signifikan bagi orang untuk mengajukan pertanyaan, minta klarifikasi, dan berikan masukan. Jika Anda telah menjadi bagian dari skenario di mana seorang pemimpin mempresentasikan perubahan, pada transparansi overhead, ke kelompok besar, dan kemudian melarikan diri, Anda tahu apa kabar buruk ini untuk integrasi perubahan. Orang harus merasa terlibat dalam perubahan. Keterlibatan menciptakan komitmen — tidak ada yang lain yang signifikan selama proses perubahan.
- Jelas mengkomunikasikan visi , misi , dan tujuan dari upaya manajemen perubahan. Bantu orang untuk memahami bagaimana perubahan ini akan memengaruhi mereka secara pribadi. (Jika Anda tidak membantu dengan proses ini, orang akan membuat cerita mereka sendiri, biasanya lebih negatif daripada kebenaran.)
- Kenali bahwa komunikasi sejati adalah percakapan. Ini adalah dua arah, dan diskusi nyata harus dihasilkan. Itu tidak bisa hanya presentasi.
- Para pemimpin atau sponsor perubahan perlu menghabiskan waktu untuk berbicara satu lawan satu atau dalam kelompok kecil dengan orang-orang yang diharapkan untuk membuat perubahan.
- Komunikasikan alasan untuk perubahan sedemikian rupa sehingga orang memahami konteks, tujuan, dan kebutuhan. Praktisi menyebut ini: "membangun kerangka kerja konseptual yang mengesankan," dan "menciptakan kerangka teoritis untuk mendukung perubahan."
- Berikan jawaban atas pertanyaan hanya jika Anda tahu jawabannya. Pemimpin memusnahkan kredibilitas mereka ketika mereka memberikan informasi yang salah atau tampak tersandung atau mengulur-ulur ketika memberikan jawaban. Jauh lebih baik mengatakan Anda tidak tahu, dan bahwa Anda akan mencoba mencari tahu.
- Pemimpin perlu mendengarkan. Hindari pembelaan diri, alasan pembuatan, dan jawaban yang diberikan terlalu cepat. Bertindaklah dengan penuh perhatian.
- Buat pemimpin dan ubah sponsor tersedia, setiap hari bila memungkinkan, untuk berbaur dengan orang lain di tempat kerja.
- Adakan lokakarya dan forum interaktif di mana semua karyawan dapat menjelajahi perubahan bersama sambil belajar lebih banyak. Gunakan pelatihan sebagai bentuk komunikasi interaktif dan sebagai peluang bagi orang-orang untuk secara aman mengeksplorasi perilaku dan ide baru tentang perubahan dan manajemen perubahan. Semua tingkat organisasi harus berpartisipasi dalam sesi yang sama.
- Komunikasi harus proaktif. Jika rumor sudah beraksi, organisasi telah menunggu terlalu lama untuk berkomunikasi.
- Memberikan kesempatan kepada orang-orang untuk saling terhubung satu sama lain, baik secara formal maupun informal, untuk berbagi ide tentang perubahan dan manajemen perubahan.
- Publik meninjau pengukuran yang ada untuk memetakan kemajuan dalam manajemen perubahan dan upaya perubahan.
- Mempublikasikan penghargaan dan pengakuan untuk pendekatan dan pencapaian positif dalam perubahan dan manajemen perubahan. Rayakan setiap kemenangan kecil secara terbuka.
Informasi Tambahan Tentang Manajemen Perubahan
- Ubah, Ubah, Ubah: Ubah Pelajaran Manajemen Dari Lapangan
- Dukungan Eksekutif dan Kepemimpinan dalam Manajemen Perubahan
- Perencanaan dan Analisis dalam Manajemen Perubahan
- Mengubah Pelajaran Manajemen Tentang Keterlibatan Karyawan
- Bangun Dukungan untuk Manajemen Perubahan yang Efektif
- Ubah Tips Manajemen
- Ubah Manajemen Kebijaksanaan