Buat Pertemuan Kurang Membosankan sehingga Anda Mencapai Tujuannya
Jika orang tidak memperhatikan dan fokus, pertemuan itu hanya membuang-buang waktu semua orang. Bagaimana Anda bisa membuat pertemuan membosankan lebih menarik sehingga mereka mencapai sesuatu?
Berikut adalah 5 tips praktis:
1. Larang SmartPhones
Ya, ini seperti memberitahu orang-orang untuk melemparkan anak-anak mereka ke sarang serigala sebelum datang ke pertemuan. Orang-orang akan bersikeras bahwa mereka harus memiliki telepon mereka — bagaimanapun juga, keadaan darurat dapat terjadi. Iya nih. Dunia bisa berakhir selama pertemuan perencanaan triwulanan Anda, tetapi itu tidak mungkin.
Masalah dengan teknologi saat ini adalah memungkinkan Anda untuk fokus pada apa yang tidak ada di hadapan Anda — rapat. Yang lucu adalah, jika orang berhadapan dengan orang-orang yang mereka kirimi pesan selama pertemuan Anda, mereka akan mengirim pesan kepada orang lain. Ponsel tetap di meja .
Tanpa telepon, dua hal terjadi selama pertemuan Anda. Anda dipaksa untuk tetap di saat ini dan waktu henti dihabiskan untuk berkomunikasi dengan peserta lain. Mengapa itu penting? Karena Anda akan menemukan pertemuan Anda lebih menarik ketika Anda mengenal rekan kerja Anda.
Bagaimana Anda mengenal mereka? Dengan berbicara kepada mereka.
Apa yang Anda lakukan saat memiliki ponsel? Anda tidak berbicara dengan orang baru.
2. Persiapkan, Persiapkan, Persiapkan
Pertemuan di mana pemimpin atau moderator datang terlambat , tidak memiliki agenda , dan menendangnya, membosankan dan membosankan. Pertemuan yang dipersiapkan dengan baik bisa menarik dan menarik. Ketika pemimpin memiliki rencana dan tujuan, pertemuan akan menjadi lebih menarik.
Ketika tidak ada arah atau tujuan, pertemuan tidak akan menarik.
Bagian lain dari persiapan adalah meningkatkan keterampilan Anda sendiri. Anda telah menghadiri pertemuan yang produktif dan interaktif dan membuat Anda merasa seperti Anda dapat maju dan mencapai hal-hal hebat. Dan, Anda telah menghadiri pertemuan di mana Anda cukup yakin bahwa jika Anda tertidur tidak ada yang akan merindukan Anda, dan Anda tidak akan melewatkan sesuatu yang penting. Perbedaannya adalah orang yang menjalankan rapat.
Jika rapat Anda membosankan, coba lihat di cermin . Temukan cara untuk meningkatkan. Anda dapat mengambil kelas formal (departemen SDM Anda mungkin membantu Anda dengan saran), Anda dapat meminta umpan balik dan mentoring dari rekan kerja yang ketrampilan pertemuan yang Anda kagumi, atau Anda dapat mengambil kelas online. Banyak bantuan tersedia untuk Anda, dan banyak yang gratis untuk pengambilan ketika Anda ingin membuat rapat membosankan yang biasa Anda lebih menarik.
3. Semua Orang Berpartisipasi
Mengapa semua orang harus berpartisipasi? Nah, karena jika partisipasi tidak diperlukan, Anda dapat menangani seluruh masalah ini melalui email. Serius Ada beberapa saat ketika Anda perlu membawa kelompok untuk menyampaikan informasi.
Ya, ada beberapa hal seperti PHK massal atau restrukturisasi perusahaan lengkap yang akan berjalan lebih baik jika Anda memiliki manajer yang berbicara kepada seluruh kelompok, tetapi dalam banyak kasus, rapat harus selalu interaktif .
Seberapa interaktif? Yah, itu tergantung pada tujuan rapat. Jika ini sesi brainstorming , semua orang harus berbicara. Jika seseorang tidak berbicara, panggil orang itu. Introvert mungkin tidak menyukai jenis rapat semacam itu — dan Anda seharusnya tidak membuat rapat tekanan tinggi untuk introvert dengan menempatkan mereka di tempat.
Tetapi budaya pertemuan Anda perlu memastikan bahwa setiap orang berpartisipasi dalam sesi brainstorming ini dan mereka harus tahu bahwa partisipasi mereka diperlukan terlebih dahulu.
Jika rapat perencanaan, atau pertemuan penetapan tujuan , atau bahkan pertemuan laporan triwulanan, harus ada waktu untuk memasukkan, apakah akan mengajukan pertanyaan atau memberi komentar. Atmosfer perlu mendorong partisipasi, tetapi dengan beberapa batasan (lihat di bawah).
4. Jangan Biarkan Setiap Orang Mendominasi
Jika Anda memimpin rapat , wajar jika Anda harus berbicara paling banyak.
Namun, setelah Anda, Anda tidak ingin orang lain mendominasi percakapan. Itu bisa membuat pertemuan menjadi membosankan. Ingat untuk mengalihkan komentar dan hubungi orang-orang yang Anda kenal adalah pakar di bidang tersebut untuk menyebarkan pembicara kompulsif.
Misalnya, ketika Jane membuat komentar keempatnya dan mulai untuk yang kelima, hentikan dia sebaik mungkin dengan mengatakan, “Terima kasih, Jane, kami tahu posisi Anda. Saya ingin mendengar apa yang dikatakan Karen. Dan, Jim dan Bob belum memiliki kesempatan untuk berbicara.
Kadang-kadang, Anda harus berbicara dengan Janes kantor Anda sebelum pertemuan untuk mengingatkan mereka bahwa titik berkumpul bersama sebagai sebuah kelompok adalah berbagi ide dengan semua orang dan jika dia mendominasi, pertemuan itu tidak akan berhasil. Atau, segera setelah rapat berjalan dengan baik juga, karena Anda akan memiliki contoh baru jika diperlukan.
Orang-orang yang meluangkan waktu untuk menghadiri pertemuan membawa pengetahuan dan pengalaman mereka layak mendapat kesempatan untuk berbicara dan membagikan pendapat mereka. Sebagai pemimpin, Anda dapat belajar mengendalikan perilaku yang merusak rapat .
5. Membuat Item yang Dapat Ditindaklanjuti
Pertemuan yang berakhir tanpa tindakan hanya membuang-buang waktu . Ini adalah info dump, dalam hal ini pertemuan bukanlah cara terbaik untuk melanjutkan. Pertemuan yang menarik dan menyenangkan berakhir dengan hal - hal yang dapat dan harus dilakukan oleh orang-orang — baik untuk mencapai tujuan individu atau tujuan perusahaan atau, idealnya, keduanya. Jika orang tidak mau tahu apa langkah mereka selanjutnya, maka pertemuan itu gagal.
Selain memiliki item yang dapat ditindaklanjuti, perlu ada tindak lanjut. Ini dapat terjadi dalam pertemuan kedua atau secara individu, tetapi itu harus terjadi. Orang-orang akan mengabaikan jika mereka tahu bahwa item tindakan semuanya untuk pertunjukan.
Pertemuan tidak akan pernah menggantikan perjalanan ke Disneyland untuk kegembiraan, tetapi Anda dapat membuatnya lebih menarik, menarik, dan produktif. Buatlah lima perubahan ini dan Anda akan membuat pertemuan membosankan Anda yang biasa lebih menarik bagi orang-orang yang hadir. Dan, itu hal yang baik untuk keberhasilan organisasi Anda.