Masalah Hukum, Etis, dan Cakupan Pekerjaan Terjadi Ketika Seorang Pekerja Memiliki Bayi
Ketika datang untuk cuti keluarga, Sumber Daya Manusia harus mencakup banyak pangkalan. Anda secara hukum diwajibkan untuk melakukan beberapa hal sementara Anda harus melakukan yang lain agar pekerjaan tetap mengalir dan merawat karyawan yang merupakan orang tua baru.
Keluarga Anda meninggalkan daftar periksa harus mempertimbangkan dua belas item ini.
Ketahui Aturan Tentang Cuti Keluarga
Amerika Serikat adalah satu-satunya negara di dunia yang tidak memerlukan cuti hamil atau paternitas berbayar, tetapi Family Medical Leave Act (FMLA) mengharuskan Anda untuk memberikan cuti tidak dibayar selama 12 minggu bagi karyawan yang memenuhi syarat.
Memahami undang-undang ini dan apa yang berhak diterima karyawan. Misalnya, karyawan tidak perlu mengambil 12 minggu penuh dalam satu potongan — mereka dapat mengambil waktu sebentar-sebentar.
Ibu kandung, pasangan, dan adopsi orang tua semuanya memenuhi syarat (dengan asumsi mereka memenuhi kriteria). Kenali hukum ini, serta undang-undang lain di negara Anda (California, Hawaii, New Jersey, New York, dan Rhode Island memiliki undang-undang cuti khusus orang tua, jadi perhatikan baik-baik). Lebih banyak undang-undang ketenagakerjaan diadopsi secara teratur sehingga membayar untuk tetap berpengetahuan tentang undang-undang di wilayah hukum Anda.
Tulis Kebijakan Resmi Tentang Cuti Keluarga
Dokumentasikan kebijakan perusahaan tentang cuti keluarga.
Ya, patuhi undang-undang, tetapi perusahaan Anda dapat memutuskan detail lainnya. Pertimbangkan pilihan-pilihan ini ketika Anda memikirkan tentang cuti keluarga.
- Apakah Anda akan menawarkan waktu luang untuk cuti keluarga? Ini tidak diwajibkan oleh hukum federal, tetapi ada banyak manfaat untuk melakukannya. Google meningkatkan retensi ibu baru sebesar 50 persen hanya dengan menawarkan sedikit waktu luang ekstra. Jika Anda menawarkan waktu lunas , khusus nyatakan berapa banyak waktu yang ditawarkan dan karyawan mana yang memenuhi syarat. Sebagai contoh, karyawan tetap menerima jumlah x, tetapi karyawan paruh waktu tidak memenuhi syarat.
- Akankah cuti berbayar untuk cuti keluarga dijalankan bersamaan dengan waktu FMLA? Jika karyawan menerima dua minggu waktu lunas, tentukan apakah waktu itu akan berjalan secara terpisah atau bersamaan dengan waktu FMLA. Jika dijalankan secara terpisah, karyawan berpotensi melepas 14 minggu. Jika berjalan bersamaan, Anda cukup membayar karyawan selama dua dari 12 minggu mereka berhak melalui FMLA.
- Apakah Anda memiliki rencana universal untuk cuti keluarga? Jika Anda menawarkan periode waktu lunas kepada karyawan, putuskan apakah setiap orang tua akan menerima jumlah waktu yang sama atau jika situasi yang berbeda akan menerima perlakuan yang berbeda. Sebagai contoh, apakah ibu yang melahirkan menerima dua minggu waktu lunas, tetapi orang tua angkat atau pasangan yang tidak melahirkan menerima satu minggu dibayar? Itu terserah kepada perusahaan, tetapi catatlah kebijakan cuti keluarga sehingga situasi serupa diperlakukan secara konsisten.
Koordinasikan Bekerja untuk Cuti Keluarga
Pastikan manajer bekerja dengan karyawan jauh sebelum cuti keluarga untuk mengoordinasikan pekerjaan saat karyawan tersebut pergi. Dapatkan semua rincian yang tercakup, bersihkan agar email mereka diteruskan ke rekan kerja (jika perlu).
Ini akan mengurangi stres pada rekan kerja dan menghilangkan kemacetan potensial.
Manajer dapat bekerja dengan tim mereka untuk melatih lintas tanggung jawab , yang sangat berguna tidak hanya untuk waktu cuti keluarga tetapi juga ketika kehilangan karyawan karena alasan lain.
Ingat Privasi Karyawan Tentang Cuti Keluarga
Tidak semua orang ingin seluruh perusahaan mengetahui bahwa mereka mengharapkan atau memiliki bayi. Dan sebenarnya, HR tidak diharuskan untuk memberi tahu manajer secara khusus mengapa seorang karyawan keluar dari FMLA (meskipun mereka mungkin akan tahu mengapa seorang karyawan yang hamil tiba-tiba menghilang selama beberapa minggu).
Pertimbangkan bagaimana secara terbuka karyawan mendiskusikan kehamilan dengan rekan kerja dan bertindak dengan hormat . Jika karyawan ingin mengedarkan gambar bayi yang baru lahir di situs sosial perusahaan, di Facebook atau melalui email, bagus. Tetapi Anda tidak harus melakukannya.
Manfaatkan Manfaat
Manfaat penting selama kehamilan dan kelahiran, dan kurangnya mereka atau kebingungan tentang mereka menghasilkan stres bagi karyawan .
Hampir semua karyawan menginginkan komunikasi manfaat disesuaikan dengan peristiwa kehidupan. Meskipun kebutuhan kesehatan tidak dapat diprediksi, mereka pasti lebih mudah untuk mengantisipasi ketika seseorang mengharapkan seorang anak.
Ini adalah garis tipis untuk berjalan, tetapi sediakan sebanyak mungkin bantuan tanpa meremehkan privasi karyawan. Misalnya, tidak pantas untuk memberi tahu karyawan yang hamil bahwa penyedia layanan kesehatan Anda memiliki hotline dukungan keperawatan kecuali mereka secara khusus bertanya.
Anda tidak tahu pilihan apa yang akan mereka buat untuk anak mereka), tetapi Anda masih dapat membantu dengan mengingatkan mereka bahwa Program Bantuan Karyawan (EAP) memiliki sumber daya dukungan yang baik.
Memiliki sistem online yang aman di mana karyawan dapat mengakses detail tentang manfaat atau memberi salinan kepada karyawan mengenai dokumen yang berlaku. Kapanpun memungkinkan, arahkan karyawan ke tempat-tempat di mana mereka dapat meneliti dan menemukan jawaban. Ini menghasilkan lebih sedikit pekerjaan untuk Anda dan memberdayakan mereka untuk menavigasi dan mengeksplorasi manfaat sendiri, sambil menghormati privasi mereka.
Berikan Fleksibilitas
Orang menginginkan fleksibilitas tetapi menarik garis yang diperlukan. Itu gelar baru orang tua tidak membuatnya diterima untuk karyawan penuh waktu hanya bekerja 25 jam seminggu. Mungkin tidak masuk akal bagi karyawan untuk membawa bayi baru mereka bekerja sepanjang waktu. Namun, itu mungkin bukan masalah besar jika Erica tiba di 9:15 sementara mencari jadwal drop-off penitipan anak.
Fleksibilitas dapat membantu karyawan menyesuaikan diri dengan tanggung jawab baru mereka. Karyawan harus memiliki tim orang-orang yang mendukung mereka di tempat kerja, dan menawarkan jam fleksibel menggambarkan dukungan Anda.
Beberapa perusahaan merasa saling menguntungkan untuk memungkinkan karyawan perlahan kembali bekerja. Mengizinkan karyawan untuk kembali paruh waktu selama beberapa minggu setelah cuti keluarga memberi mereka pilihan untuk mendapatkan uang sambil tidak kewalahan. Ini juga memudahkan beban memiliki seorang karyawan di luar kantor.
Jika karyawan menggunakan semua waktu FMLA mereka tetapi masih membutuhkan sedikit waktu lagi untuk pulih, cobalah untuk memperpanjangnya dengan waktu cuti yang tidak dibayar . Atau, jika karyawan tidak memenuhi syarat untuk FMLA (dan menurut pembayar bayaran orang tua bayaran, 40 persen karyawan AS tidak), cobalah untuk mengakomodasi mereka.
Buat Rencana Kontinjensi
Fleksibilitas juga dapat menguntungkan perusahaan jika perubahan posisi diminta sebelum atau setelah karyawan mengambil cuti orang tua. Misalnya, orang tua mungkin ingin mengurangi jam kerja atau mengganti sebagian (atau semua) waktu kerja mereka ke telecommuting untuk tinggal di rumah dengan anak barunya.
Anda hanya diwajibkan secara hukum untuk mengembalikan posisi gaji, tunjangan, dan prestise yang sama kepada seorang karyawan yang kembali dari FMLA, tetapi karyawan mungkin bekerja lebih efektif jika penyesuaian tambahan dilakukan.
Tidak semua perusahaan mampu melakukan perubahan ini, tetapi terkadang akomodasi dimungkinkan. Beberapa orang tua ingin mengubah rencana kerja mereka setelah kelahiran dan mungkin memotong pekerjaan dari rencana mereka sepenuhnya. Dan, jangan berasumsi bahwa hanya orang tua perempuan yang akan memilih untuk meninggalkan dunia kerja.
Menurut National At-Home Dad Network, "Hitungan paling akurat dari ayah yang tinggal di rumah diperkirakan mencapai 1,4 juta oleh Dr. Beth Latshaw pada tahun 2009. Jumlah itu kemungkinan meningkat berdasarkan tren dari sumber lain hingga setidaknya 1,75 juta."
Pertimbangkan Perubahan Tunjangan Karyawan
Dengan semua kegembiraan bayi baru, karyawan mungkin lupa bahwa bundel baru sukacita juga merupakan ketergantungan baru yang perlu mereka tambahkan ke rencana asuransi kesehatan mereka . Ingatkan karyawan tentang tanggal dan jendela di mana mereka dapat dan perlu mengubah pemilihan manfaat mereka.
Manfaat lain berubah untuk dipertimbangkan terkait dengan karyawan yang mengambil cuti. Selama cuti FMLA yang tidak dibayar, karyawan tidak akan mengumpulkan gaji . Bagaimana mereka akan membayar premi manfaat mereka? (Secara hukum, jika mereka menggunakan waktu FMLA, perusahaan harus menyediakan cakupan, jadi cari tahu cara mereka masih dapat berkontribusi.)
Anda perlu membuat keputusan tentang beberapa masalah kebijakan lainnya untuk buku pegangan dan penerapan karyawan Anda .
- Tentukan apakah karyawan akan terus memperoleh cuti selama cuti mereka. Jika mereka tidak akan bertambah, pertimbangkan hal ini saat menghitung waktu istirahat atau sesuaikan untuk cuti ini dalam perangkat lunak off time perusahaan.
- Jika karyawan tidak akan kembali setelah kelahiran, habiskan waktu liburan pada gaji terakhir jika ini ditetapkan dalam kebijakan liburan perusahaan.
- Periksa kebijakan liburan untuk menentukan apakah karyawan dapat menambahkan waktu liburan yang masih harus dibayar ke cuti orang tua atau waktu FMLA yang sudah mereka ambil.
Semua rincian ini harus dimasukkan dalam kebijakan waktu libur Anda . Jika tidak, tambahkan mereka sehingga setiap karyawan diperlakukan sama.
Bersikaplah Sensitif
Terkadang, kelahiran seorang anak bukanlah acara perayaan dalam kehidupan orang-orang. Kehamilan yang tidak direncanakan terjadi. Keguguran jangka panjang dan kematian bayi sangat merusak. Seorang karyawan dapat memilih untuk menempatkan anak mereka untuk diadopsi atau menghentikan kehamilan. Dekati salah satu situasi ini dengan sensitivitas dan rasa hormat .
Bekerja dengan karyawan dan manajer karyawan untuk secara sensitif menangani transisi kembali ke pekerjaan. Juga, pertimbangkan beberapa situasi (seperti keguguran) dalam kebijakan kematian perusahaan .
Peristiwa hidup yang menyakitkan sulit bagi karyawan tetapi juga sulit bagi orang-orang di tempat kerja yang peduli dengan mereka. Pikirkan tentang bagaimana perusahaan dapat secara sensitif (dan secara pribadi) menangani situasi ini sebelumnya.
Merayakan
Sikap kecil dan bagus dari organisasi akan mengingatkan karyawan bahwa mereka memiliki tim rekan kerja yang bersorak-sorai di kantor. Tunggu beberapa hari setelah kelahiran untuk memastikan semuanya berjalan dengan baik, dan kemudian kirimkan beberapa bunga, kartu, atau sesendok. Pertimbangkan apa yang akan dihargai oleh karyawan (jika mereka sangat pribadi, pertimbangkan itu), dan cobalah untuk menyesuaikan sikap tersebut.
Pikirkan tentang Akomodasi Pasca Bayi
Bagi banyak perusahaan, tunjangan orang tua tidak berakhir ketika keluarga pergi. Pertimbangkan apa yang akan dibutuhkan atau dihargai karyawan akomodasi. Undang-undang Standar Buruh yang Adil (FLSA) mengharuskan perusahaan menyediakan ibu menyusui dengan waktu istirahat dan tempat pribadi untuk memeras ASI.
Orang tua yang bekerja tanpa pasangan yang tinggal di rumah juga mungkin akan membutuhkan pengasuhan anak — yang peringkatnya sebagai item anggaran terbesar untuk keluarga Amerika. Rata-rata, keluarga Amerika menghabiskan $ 9.589 per tahun untuk perawatan anak hingga $ 28.353 untuk pengasuh di rumah.
Pertimbangkan Manfaat Tambahan untuk Karyawan
Pertimbangkan untuk membuat beberapa jenis tunjangan pengasuhan anak untuk karyawan seperti biaya subsidi atau bahkan menyediakan opsi pengasuhan anak di tempat atau dekat-ke-kerja. 83 persen karyawan yang memiliki tunjangan pengasuhan anak mengatakan bahwa ini membantu mereka mengurangi stres dan meningkatkan keseimbangan kehidupan kerja .
Ketika menyangkut tunjangan pengasuhan anak, karyawan akan menghargai bantuan dan satu-satunya batasan adalah seberapa kreatif Anda dapat mendekati manfaat (dan apa yang perusahaan mampu dan tampung).
Bantu karyawan memiliki cuti yang tenang — tidak membuat stres — cuti keluarga sambil memastikan bisnis tersebut dijaga dengan baik baik ketika mereka pergi dan ketika mereka kembali.
Ikuti aturan dan buat pedoman untuk memastikan kepatuhan dan perlakuan adil untuk semua karyawan yang mengambil cuti keluarga.
Perubahan besar dalam kehidupan karyawan sangat menarik dan transisi untuk semua orang. Dengan sedikit perencanaan, Anda dapat menavigasi daun keluarga dengan mudah.