Anda Dapat Mengembangkan dan Menggunakan Deskripsi Pekerjaan Karyawan untuk Manfaat Anda
Deskripsi pekerjaan karyawan jelas mengidentifikasi dan menguraikan tanggung jawab pekerjaan tertentu.
Mereka juga termasuk informasi tentang kondisi kerja, peralatan, peralatan yang digunakan, pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan, dan hubungan dengan posisi lain termasuk manajer yang adalah bos.
Secara efektif dikembangkan, deskripsi pekerjaan karyawan adalah alat komunikasi yang signifikan bagi keberhasilan organisasi Anda. Deskripsi pekerjaan karyawan yang ditulis dengan buruk, di sisi lain, menambah kebingungan di tempat kerja, menyakiti komunikasi, dan membuat orang merasa seolah-olah mereka tidak tahu apa yang diharapkan dari mereka .
Masih tidak yakin tentang nilai deskripsi pekerjaan karyawan? Jika Anda menggunakannya sebagai dokumen yang hidup, bernapas secara teratur diperbarui untuk mencerminkan pekerjaan yang berubah dari setiap karyawan, mereka dapat menjadi lebih dari rencana kerja daripada dokumen berdebu yang sering tidak relevan.
Pertimbangkan lima tips ini tentang deskripsi pekerjaan.
Positif tentang Deskripsi Pekerjaan
Deskripsi pekerjaan karyawan memberikan kesempatan untuk mengkomunikasikan dengan jelas arah perusahaan Anda dan mereka memberi tahu karyawan di mana dia cocok dalam gambaran besar.
Apakah Anda seorang pengusaha kecil atau organisasi besar, multi-situs, deskripsi pekerjaan karyawan yang ditulis dengan baik akan membantu Anda menyelaraskan arahan karyawan dengan arahan pimpinan senior Anda .
Penyelarasan orang-orang yang Anda pekerjakan dengan tujuan, visi , dan misi Anda berarti sukses bagi organisasi Anda. Sebagai seorang pemimpin, Anda memastikan antar-fungsi dari semua posisi dan peran yang berbeda diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan bagi pelanggan.
Deskripsi pekerjaan karyawan menetapkan harapan yang jelas tentang apa yang Anda harapkan dari orang-orang.
Menurut Ferdinand Fournies dalam Mengapa Karyawan Tidak Melakukan Apa yang Harus Dilakukan dan Apa yang Harus Dilakukan Tentang Ini? ini adalah tempat pertama untuk melihat jika orang tidak melakukan apa yang Anda ingin mereka lakukan.
Dia mengatakan Anda perlu memastikan bahwa mereka dengan jelas memahami harapan Anda. Pemahaman ini dimulai dengan deskripsi kerja karyawan.
Deskripsi pekerjaan karyawan membantu Anda mencakup semua dasar hukum Anda.
Sebagai contoh, untuk mematuhi American With Disabilities Act (ADA) , Anda harus memastikan bahwa deskripsi persyaratan fisik pekerjaan itu akurat.
Apakah Anda merekrut karyawan baru atau memposting pekerjaan untuk pelamar internal , deskripsi pekerjaan karyawan memberi tahu kandidat apa yang Anda inginkan pada orang yang Anda pilih.
Mereka memberikan gambaran yang jelas tentang apa yang Anda harapkan dari karyawan yang dipilih untuk dilakukan. Deskripsi pekerjaan karyawan yang jelas dapat membantu Anda memilih kandidat pilihan Anda dan mengatasi masalah dan pertanyaan dari orang-orang yang tidak dipilih. Analisis pekerjaan juga sama bermanfaatnya.
Deskripsi pekerjaan karyawan yang ditulis dengan baik membantu karyawan organisasi, yang harus bekerja dengan orang yang dipekerjakan, memahami batasan tanggung jawab seseorang.
Orang-orang yang telah terlibat dalam proses perekrutan lebih cenderung mendukung kesuksesan karyawan baru atau rekan kerja yang dipromosikan . Mengembangkan deskripsi pekerjaan karyawan adalah cara mudah untuk melibatkan orang-orang dalam kesuksesan organisasi Anda.
Yang mengatakan, untuk organisasi yang efektif, deskripsi pekerjaan karyawan dapat memperlambat Anda jika Anda tidak berhati-hati. Deskripsi pekerjaan karyawan dapat mencekik kesuksesan Anda dan membuat orang kembali ke kotak bagan organisasi yang telah Anda minta untuk mereka hilangkan selama bertahun-tahun.
Hasil? Deskripsi pekerjaan karyawan yang memberikan dampak positif yang dibahas di bagian pertama artikel ini, tanpa potensi negatif ini. Anda dapat menciptakan keseimbangan yang memungkinkan deskripsi kerja karyawan untuk menginformasikan, berkomunikasi, dan menyelaraskan kinerja tanpa merusak kecepatan, fleksibilitas, dan gerak maju Anda .
Ketika Anda mengembangkan deskripsi pekerjaan karyawan, kenali bahwa mereka adalah salah satu komponen dalam sistem manajemen kinerja yang efektif . Pertimbangkan peringatan ini tentang deskripsi pekerjaan karyawan.
Potensi Negatif Deskripsi Pekerjaan Karyawan
Deskripsi pekerjaan karyawan juga memiliki sisi buruknya.
gunakan ide-ide ini untuk mengidentifikasi aspek-aspek negatif dari deskripsi pekerjaan karyawan — dan ubah mereka menjadi hal yang positif.
Deskripsi pekerjaan karyawan menjadi tanggal segera setelah Anda menuliskannya dalam lingkungan kerja yang cepat, berubah, dan digerakkan oleh pelanggan.
Anda harus melengkapi deskripsi pekerjaan karyawan dengan tujuan yang dirundingkan secara teratur dan peluang pengembangan , minimal, triwulanan, sebaiknya bulanan. Ini mengharuskan karyawan untuk bertemu dengan atasan atau tim untuk menetapkan serangkaian tujuan spesifik dan terukur berikutnya.
Pertemuan ini juga harus realistis. Jika karyawan menerima tujuan baru dan masih bertanggung jawab untuk setiap tugas yang terdaftar di deskripsi pekerjaan karyawan asli, ini tidak adil.
Terutama, jika sasaran dan pencapaian pekerjaan terkait dengan gaji atau bonus, Anda harus melihat di mana karyawan menginvestasikan waktunya. Jika deskripsi pekerjaan karyawan memberikan gambaran yang salah, ubah deskripsi pekerjaan karyawan.
Buat deskripsi pekerjaan karyawan tertentu memiliki fleksibilitas yang cukup sehingga individu dapat "bekerja di luar kotak."
Dan, tidak, jangan samakan "tugas lain yang ditugaskan oleh manajer," dengan pemikiran kreatif . Deskripsi pekerjaan karyawan harus fleksibel sehingga karyawan merasa nyaman melakukan pelatihan silang, membantu anggota tim lain menyelesaikan tugas, dan yakin bahwa mereka dapat membuat keputusan yang tepat untuk melayani pelanggan mereka.
Anda ingin orang yang nyaman mengambil peluang yang masuk akal dan meregangkan batas mereka. Anda tidak ingin mendorong orang untuk berpikir, "Itu bukan pekerjaan saya."
Deskripsi pekerjaan karyawan yang ditulis dengan buruk dapat berfungsi sebagai bukti salah melakukan atau salah memberi tahu dalam gugatan pengakhiran yang salah .
Menurut Dr. John Sullivan, seorang ahli SDM yang dikenal secara nasional, ada banyak alasan untuk berhenti melakukan deskripsi pekerjaan karyawan. Ini termasuk fakta bahwa sebagian besar tidak jelas, tidak terukur, tidak tepat waktu, dan tidak terpakai.
Untuk efektivitas, Anda harus secara teratur melihat dan menggunakan deskripsi pekerjaan karyawan sebagai bagian dari pekerjaan sehari-hari Anda.
Selain memperbarui tujuan dan sasaran reguler yang disarankan di atas, deskripsi pekerjaan karyawan merupakan bagian integral dari manajemen kinerja dan sistem evaluasi . Mereka digunakan untuk menentukan kenaikan gaji dan kelayakan bonus.
Mereka adalah referensi pekerjaan untuk menentukan bagaimana seorang karyawan menghabiskan waktunya di tempat kerja. Mereka memberikan fokus yang terukur untuk energi dan perhatian. Jika tidak, Dr. Sullivan benar. Hilangkan deskripsi pekerjaan karyawan.
Deskripsi pekerjaan karyawan yang tidak digunakan dalam laci, atau lebih buruk, diajukan di kantor HR, adalah pemborosan waktu; mereka harus integral dalam proses perekrutan Anda.
Ambil tindakan yang dibahas di bagian pertama artikel ini, dan jadikan deskripsi pekerjaan karyawan sebagai bagian integral dari proses perekrutan dan seleksi Anda .
Gunakan deskripsi pekerjaan karyawan untuk mendapatkan kepemilikan karyawan dan dukungan untuk posisi dan untuk melacak parameter keterampilan dan kemampuan yang Anda cari untuk posisi tersebut. Dalam perekrutan, deskripsi pekerjaan karyawan yang ditulis dengan baik dapat membantu Anda membuat keputusan perekrutan yang baik. Dan mempekerjakan tim yang tepat sangat penting untuk kesuksesan masa depan Anda.